Tổ chức kinh doanh trước khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ phải lập và gửi Thông báo phát hành hóa đơn. Dưới đây là những lưu ý và hướng dẫn chi tiết về thủ tục để làm điều này. Hãy cùng bePro.vn tìm hiểu nhé! 

 

Nội dung bản thông báo:

  1. Tên; mã số thuế; địa chỉ; điện thoại của đơn vị phát hành hóa đơn
  2. Các loại hóa đơn phát hành
  3. Tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hóa đơn
  4. Ngày lập Thông báo phát hành
  5. Tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị

Hồ sơ đối với việc thông báo:

  • Thông báo phát hành mẫu TB01/AC
  • 01 bộ hóa đơn mẫu

Trong đó: Hoá đơn mẫu là bản in thể hiện đúng, đủ các tiêu thức trên liên của hóa đơn. Được giao cho người mua loại được phát hành. Có số hóa đơn là một dãy các chữ số 0 và in. Hoặc đóng chữ “Mẫu” trên tờ hóa đơn.

Thời hạn phát hành hóa đơn

Thông báo phát hành và hoá đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thời hạn chậm nhất năm (05) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn. Và trong thời hạn mười (10) ngày, kể từ ngày ký thông báo.

     Hướng dẫn Thông bấo phát hành hóa đơn điện tử

 

Những thứ cần chuẩn bị để tiến hành thông báo phát hành 

Trước khi thông báo phát hành qua mạng, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

  • Chữ ký mẫu (token)
  • Thông báo phát hành bản mềm
  • Bản SCAN mẫu hóa đơn và quyết định được sử dụng hóa đơn để nộp kèm thông báo.

Hướng dẫn chi tiết cách lập Thông báo

Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC và Thông tư 26/2015/TT-BTC, từ ngày 13/06/2017. Tổng cục thuế đã cho phép các tổ chức kinh doanh Thông báo phát hành cụ thể như sau:

Mở phần mềm HTKK và đăng nhập. Tiếp đến chọn mục “Hóa đơn” và “Thông báo phát hành TB01/AC”. Chọn ngày thông báo và nhấn đồng ý. Sau đó cửa sổ lập tờ khai hiện ra, cần nhập những thông tin sau:

Mã loại hoá đơn: kéo chọn 01GTKT

Tên loại hoá đơn: tự động chạy ra dòng chữ “ Hoá đơn giá trị gia tăng” khi đã chọn mã loại hoá đơn là 01GTKT.

Mẫu số: Nhập mẫu số như trên hoá đơn mẫu.

Ký hiệu: Nhập ký hiệu như trên hoá đơn mẫu

Số lượng: hệ thống không cho nhập (tự động nhảy)

Từ số – đến số: Lần đầu tiên chỉ được phát hành từ số 1 đến số 50 (không được phát hành nhiều hơn)

Ngày bắt đầu sử dụng: Cách ngày lập tờ khai 02 ngày trở lên (không được ít hơn 2 ngày).

Tên doanh nghiệp in: Nhập tên công ty in theo thông tin trên hợp đồng in.

MST doanh nghiệp in: Nhập MST tên công ty in theo thông tin trên hợp đồng in. 

Tên cơ quan tiếp nhận thông báo: Nhập tên chi cục thuế quản lý.

Chú ý: 

Kiểm tra tất cả các thông tin trước khi bấm “GHI” và “KẾT XUẤT XML” để hoàn tất tờ khai.

                       Mẫu thông báo phát hành hóa đơn

Các cách nộp Thông báo phát hành 

Cách 1: Nộp bản bản giấy:

– Gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp Thông báo phát hành và Hóa đơn mẫu chậm nhất hai (02) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.

Cách 2: Nộp qua mạng:

Đăng nhập vào trang nhantokhai.gdt.gov.vn chọn đăng nhập và nhập tên đăng nhập và mật khẩu.

Chọn vào tra cứu và chọn tờ khai thông báo phát hành, chọn tra cứu. 

Cửa sổ kết quả tra cứu xuất hiện, chọn biểu tượng trong ô gửi phụ lục của thông báo phát hành.

Cửa sổ nộp phụ lục xuất hiện. Nhấp chọn tệp phụ lục “Chọn file word chứa hóa đơn mẫu”. Tiếp đến là chọn “Ký điện tử” và nộp phụ lục. 

Quay lại email của công ty để kiểm tra. Kiểm tra thành công khi thuế gửi lại email về việc nộp thành công mẫu hóa đơn.

Lưu ý:

– Trường hợp tổ chức kinh doanh khi gửi thông báo phát hành từ lần thứ 2 trở đi. Nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành. Thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu.

– Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức. Nhưng khai thuế giá trị gia tăng riêng thì từng đơn vị trực thuộc, chi nhánh phải gửi thông báo. Cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

                  Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Mức xử phạt vi phạm về thông báo phát hành 

Nếu lập Thông báo phát hành hóa đơn không đầy đủ nội dung và Không niêm yết. Thông báo sẽ bị Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng.

Nếu chưa làm Thông báo phát hành hóa đơn mà DN đã xuất hóa đơn. Thì những hóa đơn đó là hóa đơn bất hợp pháp. Ngoài ra sẽ bị phạt từ 6.000.000 đến 18.000.000 đồng

Lưu ý:

– Thông báo phát hành hóa đơn và hoá đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng. Ngay tại DN sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn.

– Khi DN nộp Thông báo cho cơ quan thuế: Nếu cơ quan thuế phát hiện sai sót thì trong thời hạn 3 ngày làm việc. Cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho DN biết để DN có trách nhiệm điều chỉnh.

Vừa rồi là các thủ tục và cách nộp thông báo phát hành hóa đơn cho cơ quan Thuế. Ngoài ra khi doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong việc quyết toán thuế và các nghiệp vụ kinh tế. Hãy liên hệ ngay đến công ty dịch vụ kế toán Bepro.vn để được hỗ trợ chi tiết nhất.