Việc viết hóa đơn nhìn có vẻ khá đơn giản nhưng thực chất nó cần phải tuân thủ theo những nguyên tắc nhất định để có thể được tính là hợp pháp. Vì thế trong bài viết này, Bepro sẽ giới thiệu đến bạn những nguyên tắc lập hóa đơn cơ bản cũng như cách gạch chéo hóa đơn đúng như quy định hiện nay.
Nguyên tắc lập hóa đơn GTGT
Nguyên tắc 1
Nếu doanh nghiệp đăng ký nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cần phải sử dụng hóa đơn GTGT. Theo đó khi tiến hành lập hóa đơn, cá nhân, tổ chức phải ghi đầy đủ, đúng các yếu tố quy định trên hóa đơn.
Còn nếu như doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo như phương pháp tính trực tiếp trên GTGT, phương pháp khoán khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ phải sử dụng hóa đơn bán hàng.
Nguyên tắc 2
Người bán cần phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, hàng mẫu, quảng cáo, hàng hóa và dịch vụ dùng để cho, biết, trao đổi hay trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ. Xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, mượn hoặc hoàn trả hàng hóa của doanh nghiệp.
Nguyên tắc 3
Nội dung được ghi trên hóa đơn cần phải đúng và khớp chính xác với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Theo đó không được tẩy xóa, sửa chữa và phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mục đỏ, đồng thời chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống.
Nguyên tắc 4
Hóa đơn được lập bằng một lần thành nhiều liên, theo đó liên số 1 dùng cho người bán và liên 2 sẽ dành cho người mua.
Nguyên tắc 5
Hóa đơn sẽ được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn. Trong những trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều đơn vị trực thuộc trực tiếp bán hàng; hoặc nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm cùng sử dụng hình thức hóa đơn đặt in bằng máy có cùng ký hiệu theo như phương thức phân chia cho từng cơ sở trong toàn hệ thống; thì tổ chức kinh doanh cần phải có sổ theo dõi phân bổ số lượng hóa đơn cho từng đơn vị trực thuộc, từng cơ sở nhận ủy nhiệm.
Các đơn vị trực thuộc, cơ sở nhận ủy nhiệm phải sử dụng hóa đơn theo như thứ tự từ số nhỏ cho đến số lớn trong phạm vi số hóa đơn được phân chia.
Còn trong trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng; hoặc nhiều cơ sở được ủy nhiệm, đồng thời cũng sử dụng một loại hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo như phương thức truy xuất ngẫu nhiên của các cơ sở bán hàng và đơn vị được ủy nhiệm. Thứ tự lập hóa đơn được tính từ số nhỏ đến số lớn cho hóa đơn truy xuất toàn hệ thống của tổ chức kinh doanh.
Cách gạch chéo hóa đơn phần còn trống
Nội dung có trên hóa đơn buộc phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không được tẩy xóa, sửa chữa, phải tiêu dùng cộng màu thực, dòng mực không phai, không sử dụng mực đỏ, chữ số và chữ viết cần liên tục, không bị ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống.
Sau khi viết xong phần nội dung trong hóa đơn thì sẽ gạch chéo phần còn trống nếu có. Sẽ có 2 trường hợp:
Tình huống 1: Hóa đơn viết tay
Cách gạch chéo từ trái qua phải:
- Cách gạch ngang từ tiêu thức “ số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ” tiếp nối gạch chéo các tiêu thức “ đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền”
- Cách gạch ngang từ tiêu thức “ số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ” đến tiêu thức “ thành tiền ” tiếp nối gạch thẳng xuống đến dòng cuối của tiêu thức
Tình huống 2: Hóa đơn được đánh máy thì KHÔNG phải gạch chéo phần còn trống
Vừa rồi là những giới thiệu về cách gạch chéo hóa đơn, hy vọng qua bài viết sẽ giúp bạn biết được nhiều hơn vấn đề này. Ngoài ra nếu gặp vấn đề về nghiệp vụ kế toán hãy liên hệ đến với công ty dịch vụ kế toán Bepro.vn để được tư vấn chi tiết nhất!
