Quy trình thanh toán được thiết lập nhằm đảm bảo cho quá trình thanh toán các khoản chi phí mua ngoài được thực hiện theo một hệ thống và có kiểm soát theo mục đích kinh doanh của doanh nghiệp. Cùng Bepro tìm hiểu về quy trình thanh toán cơ bản dưới đây!
Tìm hiểu về quy trình thanh toán cơ bản của doanh nghiệp
Mô tả nội dung quy trình thanh toán chung
Quy trình này được áp dụng trong doanh nghiệp và kế toán trưởng sẽ là người có trách nhiệm hướng dẫn để quy trình được thực hiện một cách hiệu quả và chính xác.
Các đối tượng liên quan trong quy trình thanh toán:
- Người có nhu cầu thanh toán.
- Kế toán.
- Thủ quỹ.
- Trưởng đơn vị.
- Kế toán trưởng.
- Giám đốc.
Bước 1: Lập chứng từ thanh toán/ tạm ứng
Khi phát sinh nhu cầu thanh toán thì người có nhu cầu thanh toán cần phải lập chứng từ/giấy đề nghị thanh toán gửi về cho bộ phận kế toán làm căn cứ thanh toán.
Bước 2: Tiếp nhận, kiểm tra và thẩm định chứng từ kế toán
Tất cả những chứng từ kế toán đề phải được tập trung về bộ phận kế toán và sẽ được kiểm tra, xác minh tính pháp lý của chứng từ. Nếu chứng từ kế toán đầy đủ điều kiện thì kế toán sẽ tiến hành làm thủ tục thanh toán, trình lên ban lãnh đạo duyệt thanh toán theo quy định.
Bước 3: Làm thủ tục thanh toán
Tùy vào từng nội dung cũng như tính chất của chứng từ mà kế toán làm thanh toán cho các đơn vị, cá nhân.
Bước 4: Xử lý chứng từ
Phiếu chi sẽ chuyển cho thủ quỹ để chi bằng tiền mặt. Thủ quỹ có trách nhiệm ký tên và đề nghị người nhận tiền ghi rõ số tiền được nhận, thời gian nhận tiền, họ tên đầy đủ của người nhận tiền vào phiếu chi đó.
Nội dung quy trình thanh toán chung
Các bước quy trình thanh toán chi tiết
Bước 1: Nhu cầu thanh toán
Đối tượng trách nhiệm: Người có nhu cầu thanh toán.
Theo đó khi có nhu cầu thanh toán cần cung cấp các chứng từ bao gồm:
- Phiếu đề nghị thanh toán.
- Tờ trình được giám đốc ký duyệt.
- Các chứng từ gốc và 1 bản sao kèm theo: Hóa đơn…
- Hợp đồng kinh tế.
- Các chứng từ kèm theo khác.
Bước 2: Lập phiếu đề nghị
Đối tượng trách nhiệm: Người có nhu cầu thanh toán.
Người có nhu cầu thanh toán sẽ lập phiếu đề nghị thanh toán trình lên người phụ trách và giám đốc ký duyệt sau đó, sau đó là tới kế toán (cần ghi rõ số tiền đã tạm ứng nếu có).
Bước 3: Nhận, kiểm tra chứng từ thanh toán
Đối tượng trách nhiệm: Kế toán.
Theo đó kế toán sẽ kiểm tra hồ sơ, số liệu đã tạm ứng nếu có và chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt. Nếu không đồng ý thì cần ghi rõ lý do và trả lại cho người có nhu cầu thanh toán.
Bước 4: Duyệt
Đối tượng trách nhiệm: Kế toán trưởng và giám đốc
Sau khi trình lên kế toán trưởng duyệt sẽ tình lên giám đốc ký duyệt.
Nếu không đồng ý thì sẽ ghi rõ lý do và trả lại cho người có nhu cầu thanh toán.
Căn cứ vào chứng từ đề nghị thanh toán đã ký duyệt, kế toán sẽ lập phiếu và hạch toán.
Bước 5: Lập phiếu chi, ủy nhiệm chi
Đối tượng trách nhiệm: Kế toán
Kế toán sẽ lập phiếu chi, ủy nhiệm chi trình kế toán trưởng ký duyệt => giám đốc ký duyệt => thủ quỹ chi tiền/kế toán thanh toán chuyển ngân hàng.
Bước 6: Thu, chi tiền
Đối tượng trách nhiệm: Thủ quỹ, kế toán, người có nhu cầu thanh toán.
Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi đã được duyệt, kế toán sẽ thực hiện việc thu, chi tiền và ghi vào sổ quỹ.
Phiếu thu, phiếu chi được lập 3 liên: Người thanh toán, thủ quỹ và kế toán mỗi bên một liên.
Ủy nhiệm chi được ký và đóng dấu, kế toán ngân hàng chuyển ủy nhiệm chi ra ngân hàng thanh toán. Ngân hàng báo nợ trong tài khoản, kế toán lập phiếu báo nợ.
Bước 7: Đối chiếu, kiểm tra số liệu, báo cáo
Đối tượng trách nhiệm: Thủ quỹ, kế toán, người có nhu cầu thanh toán.
Hàng ngày, kế toán sẽ đối chiếu số dư tiền mặt với thủ quỹ thông qua sổ quỹ và lưu lại chứng từ đối chiếu.
Kế toán ngân hàng sẽ đối chiếu với sổ phụ ngân hàng.
Thủ quỹ sẽ báo cáo tồn quỹ mỗi ngày cho kế toán trưởng và giám đốc.
Bước 8: Lưu hồ sơ
Đối tượng trách nhiệm: Kế toán
Kế toán sẽ lưu hóa đơn, chứng từ có liên quan đến thanh toán.
Lưu ý trong trường hợp đặc biệt: Đối với hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn chứng từ thì người có nhu cầu thanh toán phải lập bảng kê mua hàng hóa không có hóa đơn, chứng từ theo mẫu 01/TNDN của Thông tư 78/2014/TT-BTC kèm theo đề nghị thanh toán.
Lưu hồ sơ thanh toán
Các quy trình thanh toán điển hình khác
- Thanh toán tiền lương, tiền công, tiền khoán điện thoại, các khoản tiền cho công tác phí khác.
- Thanh toán ngoài giờ làm.
- Quy trình thanh toán tiền thù lao cho biên tập, nhuận bút biên tập, cộng tác viên.
- Thanh toán chế độ thai sản, đau ốm.
- Thanh toán tiền quản lý, chi phí hợp đồng quảng cáo, xây dựng web…
Vừa rồi là những giải đáp về quy trình thanh toán cơ bản mà bạn cần nắm rõ để thực hiện đúng các nghiệp vụ kế toán có liên quan đến vấn đề này. Chúc bạn thành công!
