Trong quá trình mua hàng hoặc bán hàng của doanh nghiệp sẽ có một số trường hợp hàng hóa vi phạm cam kết, mất phẩm chất, không đúng chủng loại… sẽ trả lại hoặc bị người mua trả lại. Do đó mà bộ phận kế toán của doanh nghiệp phải tìm hiểu về cách hạch toán hàng bán bị trả lại để biết cách xử lý chính xác nhất.
Cách hạch toán hàng bán bị trả lại mà doanh nghiệp cần biết
Hàng hóa bị trả lại là gì?
Hàng bán bị trả lại chính là các sản phẩm đã xác định tiêu thụ nhưng do các vấn đề như vi phạm về phẩm chất, chủng loại, quy cách nên bị người mua trả lại. Theo đó doanh thu hàng bán bị trả lại là một khoản làm giảm trừ doanh thu phát sinh trong kỳ. Cuối kỳ sẽ được kết chuyển khoản doanh thu này để xác định lại doanh thu thuần thực tế trong kỳ.
Đối với bên bán
- Đây là số sản phẩm, hàng hóa mà doanh nghiệp đã xác định tiêu thụ nhưng do khách hàng trả lại do vi phạm về các điều kiện đã cam kết như trong hợp đồng: Hàng kém phẩm chất, sai quy cách hoặc chủng loại. Giá trị hàng bán bị trả lại sẽ được điều chỉnh doanh thu bán hàng thực tế thực hiện trong kỳ kinh doanh để tính doanh thu thuần của khối lượng sản phẩm, hàng hóa đã bán ra trong kỳ báo cáo.
- Ngoài ra còn có các khoản làm giảm trừ doanh thu khác như chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán…
- Để tiêu thụ hàng hóa trong trường hợp người mua chấp nhận, người bán có thể giá bán lô hàng này.
Đối với bên mua
- Nếu là công ty có hóa đơn thì cần phải xuất hóa đơn để trả lại hàng cho bên bán.
- Nếu bên mua là cá nhân thì phải có biên bản ký với bên bán về số lượng, giá trị hàng bán bị trả lại.
Hàng hóa bị trả lại là gì?
Cách hạch toán hàng bán bị trả lại
Công ty là người mua
Khi công ty mua hàng của nhà cung cấp
Nợ TK 152, 154, 155, 1561, 152: Giá trị mua vào.
Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào
Có TK 111,112: Nếu đã thanh toán
Có TK 331: Nếu chưa thanh toán.
Khi công ty tiến hành việc trả lại hàng cho nhà cung cấp
Nợ TK 111,112: Nhận lại tiền
Nợ TK 331: Ghi giảm công nợ phải trả nhà CC
Có TK 152, 154, 155, 1561: Ghi giảm giá trị lô hàng chưa VAT
Có TK 1331: Ghi giảm VAT được khấu trừ
Công ty mình là người bán
Khi bán hàng
+ Phản ánh doanh thu
Nợ TK 111,112: Nếu khách hàng thanh toán ngay
Có TK 5111: Doanh thu bán hàng tăng lên
Có TK 3331: Thuế GTGT bán ra tăng lên
+ Phản ánh giá vốn
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán tăng lên
Có TK 155, 1561: Trị giá lô hàng xác định được từ giá mua
Khi hàng bán bị trả lại
Kế toán cần phản ánh doanh thu hàng bán bị trả lại:
Nợ TK 531: Theo QĐ 15 sử dụng TK này
Nợ TK 5212: Theo QĐ 48 sử dụng TK này
Nợ TK 3331: Thuế GTGT đầu ra bị giảm đi
Có TK 111,112,131: Tài khoản liên quan khi bán hàng
Phản ánh hàng nhập lại kho bằng bút toán:
Nợ TK 155, 1561: Vì hàng hóa nhập lại kho
Có TK 632: Ghi giảm giá vốn bán hàng
Cuối kỳ kết chuyển toàn bộ doanh thu của hàng hóa bị trả lại vào tài khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ giảm trừ doanh thu.
Nợ TK 511: Ghi giảm doanh thu
Có TK 5212: Hàng bán bị trả lại theo QĐ 48
Có TK 531: theo QĐ 15
Cách hạch toán hàng bán bị trả lại
Trường hợp người mua là cá nhân (không có hóa đơn)
Trường hợp khách hàng là cá nhân, tức mua hàng không có hóa đơn, khi trả lại hàng hóa thì công ty sẽ áp dụng theo hướng dẫn tại điểm 2.8 Phụ lục 4 về hướng dẫn lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ đối với một số trường hợp, cụ thể:
- Đối với trường hợp trả lại toàn bộ hàng hóa đã mua: Khi trả lại hàng hóa, bên mua và bên bán cần phải ghi rõ loại hàng hóa, số lượng, giá trị hàng trả lại theo giá không có thuế GTGT, tiền thuế GTGT theo hóa đơn bán hàng, lý do trả hàng và bên bán thu hồi hóa đơn đã lập.
- Trường hợp trả lại một phần hàng hóa: Đối với trường hợp này, sau khi lập biên bản thu hồi hóa đơn như trên và nhận số tiền hàng bị trả lại, bên bán cần phải lập hóa đơn mới cho hàng hóa thực tế bên mua chấp nhận theo quy định.
Trường hợp công ty đã tiến hành kê khai thuế của hóa đơn đầu ra, sau đó người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng và hóa đơn GTGT thì 2 bên sẽ lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn của hàng hóa bị trả lại, lưu giữ hóa đơn tại người bán.
Biên bản thu hồi hóa đơn này phải thể hiện được lý do trả lại hàng hóa và các thỏa thuận bồi thường giữa 2 bên nếu có. Căn cứ vào hóa đơn người bán trả lại, công ty sẽ thực hiện điều chỉnh phần doanh thu hàng hóa, dịch vụ bán ra chịu thuế GTGT và khoản thuế GTGT đầu ra trên tờ khai thuế GTGT.
Kết luận
Vừa rồi là những hướng dẫn cơ bản về cách hạch toán hàng bán bị trả lại mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý. Hy vọng bài viết này mà Bepro chia sẻ sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết được các trường hợp hàng bán bị trả lại của khách hàng.
