Các công ty luôn sở hữu tài sản cố định như là tư liệu sản xuất chuyên dùng cho việc sản xuất, kinh doanh. Tài sản thường có giá trị lớn và được dùng dùng nhiều trong các chu kỳ sản xuất. Theo như quy định thì các tài sản có giá trị lớn từ 30 triệu đồng và có thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên đủ điều kiện là tài sản cố định. Biên bản kiểm kê tài sản lúc này sẽ giúp xác nhận số lượng, giá trị tài sản cố định mà công ty hiện có nhằm tăng cường quản lý tài sản cố định và làm cơ sở quy trách nhiệm vật chất, ghi sổ kế toán số chênh lệch.
Cập nhật các bước lập biên bản kiểm kê tài sản mới nhất
Biên bản kiểm kê tài sản là gì?
Biên bản kiểm kê tài sản chính là việc cân đo, đong đếm số lượng, xác nhận và đánh giá chất lượng và giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán.
Theo quy định thì đơn vị kế toán cần phải kiểm kê tài sản vào cuối kỳ kế toán năm.
- Sau khi kiểm kê tài sản thì đơn vị cần phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê. Trong những trường hợp phát hiện có sự chênh lệch giữa số liệu thực tế khi kiểm kê với số liệu được ghi trên sổ kế toán thì đơn vị kế toán cần phải có nhiệm vụ tìm ra nguyên nhân, phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lý vào sổ kế toán trước khi lập BCTC.
- Việc kiểm kê tài sản cần phản ánh đúng với thực tế, nguồn hình thành tài sản. Người lập và ký báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê sẽ chịu trách nhiệm về kết quả kiểm kê.
Quy định xử phạt
Nếu không thực hiện được đúng như quy định trên thì doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành vi vi phạm quy định về kiểm kê tài sản như sau:
Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với:
- Không lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê hoặc báo cáo kết quả kiểm kê không có đầy đủ chữ ký theo quy định.
- Không phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lý chênh lệch giữa các số liệu kiểm kê thực tế với phần số liệu sổ kế toán.
Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi không thực hiện kiểm kê tài sản theo quy định.
Các bước kiểm kê tài sản
Bước 1: Ban hành và tiến hành công bố quyết định kiểm kê tài sản.
Bước 2: Thành lập Hội đồng kiểm kê tài sản của doanh nghiệp.
Theo đó hội đồng bao gồm:
- Giám đốc, thủ trưởng đơn vị làm Chủ tịch Hội đồng
- Trưởng các phòng ban, bộ phận trực tiếp sử dụng tài sản
- Kế toán trưởng, kế toán tài sản (hoặc kế toán kho, thủ kho nếu kiểm kê kho vật liệu…)
- Một số uỷ viên khác (nếu cần)
Hội đồng kiểm kê tài sản sẽ họp và lên kế hoạch kiểm kê. Tiếp theo tổ kiểm kê cần có danh sách các tài sản hiện có, đã và đang sử dụng trong doanh nghiệp.
Thành lập Hội đồng kiểm kê tài sản của doanh nghiệp
Bước 3: Tiến hành kiểm kê theo kế hoạch
Thực hiện việc cân đo đong đếm số lượng, xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản.
Bước 4: Tổng hợp số liệu
Căn cứ kết quả kiểm kê tài sản thực tế tại doanh nghiệp, hội đồng kiểm kê sẽ tiến hành tổng hợp, xử lý số liệu kiểm kê và đối chiếu giữa bộ phận quản lý, bộ phận sử dụng và kế toán đảm nhận thực hiện theo bảng biểu phù hợp với đặc điểm tài sản, mục đích kiểm kê nhưng cần phải đảm bảo các nội dung chủ yếu để đánh giá tình hình quản lý, sử dụng tài sản nội bộ bao gồm:
- Tài sản bị thừa, thiếu.
- Chênh lệch số lượng, giá trị giữa sổ sách và thực tế.
- Tài sản cần phải sửa chữa, nâng cấp và điều chuyển nội bộ.
- Tài sản cần thanh lý vì lý do như hư hỏng, chi phí sửa chữa lớn, tiêu hao nhiều năng lượng, không hiệu quả…
Bước 5: Xử lý số liệu, lập báo cáo kết quả kiểm kê
- Đánh giá tình hình quản lý tài sản sản trong tổ chức nói chung.
- Các số liệu chênh lệch giữa kiểm kê thực tế và số liệu theo dõi của các bộ phận.
- Lập kế hoạch sửa chữa, bảo trì, nâng cấp, điều chuyển. Theo đó sẽ dựa trên nguyên nhân cụ thể do bộ phận trực tiếp sử dụng tài sản báo cáo.
- Thống kê và phân loại tài sản đề nghị thanh lý dựa trên cơ sở nguyên nhân cụ thể do bộ phận trực tiếp sử dụng tài sản báo cáo.
Xử lý số liệu, lập báo cáo kết quả kiểm kê
Kiến nghị
- Nhận định chế độ quản lý tài sản nội bộ.
- Chế độ luân chuyển, lưu giữ hồ sơ giữa các bộ phận.
- Chế độ bảo trì, bảo hành, sửa chữa tài sản.
- Thực hiện kiến nghị của kỳ kiểm kê trước.
- Kiến nghị xử lý chênh lệch số liệu.
- Giao trách nhiệm thực hiện, khắc phục.
Vừa rồi là những giới thiệu về biên bản kiểm kê tài sản là gì, quy trình kiểm kê cơ bản hiện nay. Hy vọng qua bài viết mà Bepro chia sẻ sẽ giúp cho doanh nghiệp, bộ phận kế toán hiểu rõ hơn.
