Khi doanh nghiệp sử dụng các hóa đơn trong việc xuất bán hàng hóa, dịch vụ mà bị sai nếu chưa kê khai thì phải lập biên bản thu hồi hóa đơn theo như Thông tư 39/2014. Cùng Bepro.vn tìm hiểu sâu hơn về biên bản này trong bài viết dưới đây!
Tìm hiểu về BBTHHĐ
Biên bản thu hồi được thiết lập khi kế toán lập hóa đơn nhưng lại phát hiện sai sót và cần tiến hành lập BBTTHĐ viết sai để có thể xuất lại hóa đơn chúng. Theo đó biên bản này chỉ được phép sử dụng khi hóa đơn đã lập sai trước đó nhưng chưa kê khai thuế, còn nếu đã kê khai thuế kế toán thì chỉ được phép viết hóa đơn điều chỉnh chứ không được hủy hóa đơn.
Tại Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính quy định như sau:
Những trường hợp hóa đơn đã lập và đã giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện có sự sai sót phải hủy bỏ thì người bán và người mua cần lập BBTTHĐ các liên số của hóa đơn đã lập sau.
Theo đó nội dung biên bản thu hồi phải thể hiện được các lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn đã lập sai và lập lại hóa đơn mới theo như quy định.
Theo đó nếu hóa đơn viết sai đã giao cho người mua hoặc chưa giao hàng hóa, dịch vụ thì cần phải lập biên bản thu hồi đó và xuất lại hóa đơn mới.
Hướng dẫn viết biên bản
Nội dung có trên biên bản theo như quy định sẽ thể hiện rõ những vấn đề sau:
Hóa đơn giá trị gia tăng theo mẫu 01GTKT.
- Hóa đơn bán hàng theo mẫu 02GTTT.
- Các chứng từ được quản lý như hóa đơn bao gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ theo mẫu 03XKNB và phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý theo mẫu 04HGD.
- Ký hiệu hóa đơn: Ký hiệu hóa đơn có 6 ký tự đối với các hóa đơn của tổ chức, cá nhân tự in và đặt in; và 8 ký tự đối với hóa đơn do Cục thuế phát hành.
- Số hóa đơn.
- Ngày lập của hóa đơn: Theo đó ngày trên biên bản và ngày trên hóa đơn mới cần phải cùng ngày.
- Lý do thu hồi hóa đơn.
Sau khi tiến hành lập xong biên bản thu hồi thì 2 bên phải ký và ghi rõ họ tên, thường là người đại diện theo pháp luật và sẽ đóng dấu vào biên bản xác nhận và xuất lại hóa đơn mới.
Lưu ý là nếu hóa đơn viết sai đã kê khai thì không được thu hồi mà cần phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn và xuất hóa đơn điều chỉnh.
Những lưu ý khi lập biên bản thu hồi
- Ngày trên biên bản hóa đơn và ngày trên hóa đơn mới phải cùng ngày.
- Trên biên bản cần phải thể hiện rõ lý do thu hồi, thu hồi hóa đơn số mấy, ngày tháng và ký hiệu, xuất hóa đơn mới số bao nhiêu, ngày tháng, ký hiệu…
- Sau khi lập xong biên bản thu hồi thì cần có chữ ký của cả hai bên.
Vừa rồi là những giới thiệu cơ bản về biên bản thu hồi, cũng như cách lập biên bản và những lưu ý cần thiết khi thiết lập biên bản này. Ngoài ra nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn về các vấn đề nghiệp vụ kế toán, quyết toán thuế… thì có thể liên hệ ngay đến dịch vụ kế toán Bepro để được hỗ trợ chi tiết nhất!
