Cách viết email xin việc chuyên nghiệp là kỹ năng cần thiết và quan trọng mà mỗi ứng viên cần nên trang bị. Dù là sinh viên mới ra trường hay người đi làm đã lâu, viết email xin việc chuyên nghiệp vẫn là mối quan ngại. Bạn muốn biết cách viết email xin việc chuyên nghiệp? BePro sẽ giúp giải quyết nỗi quan ngại này thông qua bài viết dưới đây.
Email xin việc là gì? Email xin việc có gì khác so với thư xin việc?
Email xin việc được hiểu là phần nội dung mà ứng viên sẽ viết trực tiếp trên email khi gửi hồ sơ xin việc cho nhà tuyển dụng. Trong thực tế, cách viết email xin việc sẽ ngắn gọn, rõ ràng nhưng đảm bảo đầy đủ những thông tin cần thiết thể hiện sự chuyên nghiệp của ứng viên.
Email xin việc không cần giới thiệu quá chi tiết về bản thân vì các thông tin đã có đầy đủ trong hồ sơ xin việc. Ở đây, ứng viên chỉ nên tập trung vào phần mở đầu và giới thiệu sơ qua giúp nhà tuyển dụng biết bạn đang ứng tuyển ở vị trí nào. Ngoài ra, trong cách viết email xin việc, ứng viên phải đính kèm các giấy tờ liên quan đến hồ sơ xin việc do đó việc lượt bỏ đi một số thông tin giới thiệu chi tiết là điều nên cần.
Nhiều ứng viên nhầm lẫn về email xin việc sẽ giống với thư xin việc, nhưng thực tế thì hai khái niệm trên hoàn toàn khác nhau. Thư xin việc là một file riêng được đính kèm cùng với CV xin việc. Một lá thư xin việc đầy đủ sẽ thể hiện được mục đích của ứng viên và tạo ấn tượng cho nhà tuyển dụng.
Tầm quan trọng cách viết email xin việc chuyên nghiệp
Cách viết email xin việc chuyên nghiệp vô cùng quan trọng và cần thiết trong những năm gần đây. Một email xin việc chuyên nghiệp thể hiện với nhà tuyển dụng rất nhiều yếu tố. Hầu hết các nhà tuyển dụng đều mong muốn nhìn thấy sự sáng tạo và tầm nhìn của các ứng viên thông qua cách viết email xin việc.
Email xin việc chuyên nghiệp giúp các ứng viên tiết kiệm thời gian, công sức trong việc tiếp cận các nhà tuyển dụng. Một email chuyên nghiệp sẽ tạo được ấn tượng với nhà tuyển dụng và nổi bật so với những ứng viên khác.
Thông qua cách viết email xin việc, nhà tuyển dụng còn đánh giá được các kỹ năng của ứng viên như: kỹ năng tin học, kỹ năng viết email, kỹ năng lập luận,…Đồng thời, qua đó họ còn có thể đánh giá được mức độ chuyên nghiệp, sự chinh chu và mong muốn gắn kết với công ty của ứng viên như thế nào. Email càng trau chuốt và chỉnh chu càng được nhà tuyển dụng đánh giá cao và tăng cơ hội trúng tuyển cho ứng viên.
Email xin việc gồm những phần nào?
Email xin việc là phần nội dung được viết trực tiếp trên email. Tuy không cần dài dòng và chi tiết nhưng vẫn phải đảm bảo đầy đủ thông tin cơ bản. Sau đây, BePro sẽ giới thiệu đến bạn những phần không thể thiếu trong một email xin việc.
Phần tên email
Sự chuyên nghiệp trong cách viết email xin việc thể hiện đầu tiên ở phần tên của email. Nhiều ứng viên dùng những biệt danh của mình như: lancute123@gmail.com, cobebongbong@gmail.com,…để đặt tên email, điều này thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp và tạo ấn tượng xấu với nhà tuyển dụng.
Nên đặt tên email chuyên nghiệp thể hiện được họ tên của ứng viên. Nếu có thể, phần mở rộng ứng viên nên để những điều mà bản thân tự hào hoặc chuyên ngành hướng đến. Bên cạnh đó, ứng viên có thể dùng các lĩnh vực chuyên môn, tên trường đại học để đặt cho phần tên của email. Tên email nên ngắn gọn thể hiện tên hoặc số, ký tự để không bị trùng.
Ảnh đại diện email
Ảnh đại diện là một yếu tố quan trọng giúp nhà tuyển dụng phân loại các ứng viên một cách nhanh chóng. Đối với ảnh đại diện, ứng viên nên lựa chọn những bức ảnh sắc nét, thể hiện được hết khuôn mặt, sự gọn gàng và nghiêm túc.
Lưu ý, không nên để ảnh quay lưng bởi nó thể hiện sự thiếu nghiêm túc cũng như làm nhà tuyển dụng không nhìn rõ khuôn mặt của bạn. Ngoài ra, trang phục phải cần lịch sử và chỉnh tề thể hiện sự chuyên nghiệp. Không nên để ảnh trắng hoặc đen, điều này sẽ làm mất giá trị của email và có thể xem như là một email ảo.
Tiêu đề email xin việc
Trong một số trường hợp, nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu ứng viên ghi tiêu đề email xin việc theo chỉ định của công ty. Lúc này, ứng viên chỉ cần thực hiện theo như yêu cầu. Trong trường hợp, nhà tuyển dụng không yêu cầu về tiêu đề email, ứng viên có thể tự sáng tạo nhưng phải đảm bảo ngắn gọn. Một số thông tin cần đề cập như: Vị trí ứng tuyển, tên. Không được viết dài dòng và đan xen cảm xúc.
Nội dung email xin việc
Cách viết email xin việc thể hiện sự chuyên nghiệp là tập trung vào nội dung email ngắn gọn, súc tích. Ứng viên nên tập trung đúng vào trọng tâm là xin việc ở vị trí nào. Không nên dài dòng sẽ khiến nhà tuyển dụng mất tình cảm và đánh giá không tốt về khả năng của ứng viên.
Nội dung email xin việc nên thể hiện được bạn là ai, tham gia ứng tuyển ở vị trí nào, năng lực hiện tại của bạn và mục tiêu bạn hướng đến. Bên cạnh đó, cách lập luận nên gãy gọn, thể hiện sự quyết tâm và mong muốn được gắn kết với công ty.
Định dạng file
Khuyến khích các ứng viên nên dùng định dạng file PDF để tránh tình trạng lỗi font khi nhà tuyển dụng tải xuống. Điều này tạo nên sự chuyên nghiệp và giúp nhà tuyển dụng đánh giá được năng lực tin học văn phòng của ứng viên.
Chữ ký email
Chữ ký là bộ phận quan trọng tạo nên sự chuyên nghiệp trong cách viết email xin việc. Chữ ký thể hiện họ tên, địa chỉ, số điện thoại, trang mạng xã hội,.. Điều này vừa tạo nên sự chỉnh chu vừa giúp nhà tuyển dụng dễ dàng tìm kiếm thông tin khi có trường hợp phát sinh vấn đề.
Cách viết email xin việc đúng chuẩn
Cách viết email xin việc thực sự không khó. Ứng viên nên tập trung và thể hiện tốt các yêu cầu sau đây.
Phần mở đầu
Mở đầu email nên sử dụng cụm từ “Kính gửi….” sẽ là cách thể hiện sự tôn trọng đối với nhà tuyển dụng. Không nên sử dụng những từ như “Gửi”, “Thân ái” vì sẽ thiếu tôn trọng và lịch sự.
Trong trường hợp ứng viên biết rõ tên người nhận email thì có thể ghi như sau: Kính gửi Anh/chị – Tên phòng ban làm việc
Ví dụ: Kính gửi chị Lâm Thị Tuyết – Bộ phận nhân sự
Nếu không biết cả tên và bộ phận trực tiếp tiếp nhận email, ứng viên có thể viết theo cấu trúc sau: Kính gửi bộ phận – Tên công ty
Ví dụ: Kính gửi bộ phận nhân sự – Công ty TNHH Thái Minh
Phần nội dung
Phần này ứng viên sẽ thể hiện và trình bày bản thân với nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, nên nhớ không nên viết dài dòng, câu từ lê thê. Nên gãy gọn và tập trung vào việc thể hiện những điểm nổi bật của bản thân để thu hút nhà tuyển dụng.
Trong nội dung email tuyển dụng, ứng viên có thể tham khảo cấu trúc sau:
Câu 1: Giới thiệu ngắn gọn về bản thân như: Tên, chuyên ngành, trường học,..
Câu 2: Ứng viên gửi email để ứng tuyển vị trí nào? Nguồn đăng tải ở đâu?
Câu 3: Tóm tắt một số điểm nổi bật về kỹ năng hoặc kinh nghiệm mà ứng ứng viên cho là phù hợp với công việc.
Câu 4: Chốt những thông tin đính kèm ví dụ như: CV hay hồ sơ xin việc
Phần kết
Kết email ứng viên nên gửi lời cảm ơn chân thành đến nhà tuyển dụng và không quên thể hiện cho họ rằng bản thân đang mong chờ phản hồi từ công ty. Trong cách viết email xin việc chuyên nghiệp, lời cảm ơn rất quan trọng, nó được xem như sự tôn trọng của ứng viên dành cho nhà tuyển dụng.
Những giấy tờ cần đính kèm trong cách viết email xin việc chuyên nghiệp
Để đảm bảo hồ sơ ứng tuyển được đầy đủ, ngoài việc chuẩn bị nội dung email chuyên nghiệp, ứng viên nên cần đính kèm các giấy tờ có liên quan mà nhà tuyển dụng đã yêu cầu. Cụ thể gồm một số giấy tờ như:
- CV xin việc
- Thư xin việc
- Bảng điểm tốt nghiệp hoặc bằng tốt nghiệp photo
- Chứng chỉ ngoại ngữ, tin học,..
- Sơ yếu lý lịch,…
Kết luận
Bài viết trên nhằm cung cấp một số kiến thức trong cách viết email xin việc chuyên nghiệp. Hy vọng bài viết hữu ích với bạn. Đừng quên theo dõi BEPRO để không bỏ lỡ những kiến thức bổ ích nhé! Hoặc tham khảo thêm các dịch vụ của BEPRO tại đây bạn nhé!
