Việc kế toán viết sai hóa đơn là điều rất dễ gặp khi thực hiện tại doanh nghiệp. Tuy nhiên cách xử lý trong mỗi trường hợp lại khác nhau. Và sẽ gây lúng túng cho nhiều bạn kế toán viên nếu chưa có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này. Bài viết sau đây bePro.vn sẽ hướng dẫn bạn các cách xử lý hóa đơn viết sai trong từng trường hợp.
Trường hợp 1: Lập hóa đơn nhưng chưa giao cho người mua
Khi lập hóa đơn nhưng chưa giao cho người mua. Mà bạn phát hiện sai sót thì xử lý theo từng thời điểm như sau:
1. Chưa xé hóa đơn khỏi quyển hóa đơn
Khi lập hóa đơn mà phát hiện sai sót tiêu thức hóa đơn như: Sai mã số thuế, sai số tiền, sai địa chỉ… Nhưng chưa xé hóa đơn ra khỏi quyển thì xử lý như sau:
– Gạch chéo các liên và lưu giữ hóa đơn lập sai.
– Lập hóa đơn mới.
2. Đã xé hóa đơn ra khỏi quyển nhưng chưa giao cho bên mua
Khi lập hóa đơn mà phát hiện sai sót. Dù bất kỳ tiêu thức nào của hóa đơn mà đã xé hóa đơn ra khỏi quyển. Thì bạn nên xử lý như sau:
– Gạch chéo các liên của hóa đơn.
– Kẹp hóa đơn vào vị trí cũ (để giải trình sau này).
– Lập hóa đơn mới.
Trường hợp 2. Hóa đơn đã giao cho khách hàng nhưng chưa kê khai
Hóa đơn viết sai tiêu thức phải xử lý như sau:
– Người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Lưu ý: Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai.
– Lập hóa đơn mới (dùng hóa đơn mới để kê khai).
Trường hợp 3: Hóa đơn đã giao và kê khai thuế
Nếu sai sót của hóa đơn nhưng không ảnh hưởng đến tiền thuế
– Hai bên lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai. Nếu sai cao hơn thì các bên lập biên bản điều chỉnh tăng. Nếu sai thấp hơn thì các bên lập biên bản điều chỉnh giảm.Và người bán sẽ lập hóa đơn điều chỉnh này.
Hóa đơn ghi rõ cụ thể là điều chỉnh vấn đề nào. Ví dụ như số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế GTGT …, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu…
Lưu ý:
– Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
– Kê khai thuế: Kê khai vào kỳ hiện tại. Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua. Kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào.
Trường hợp 4: Hóa đơn viết sai tên công ty, địa chỉ nhưng đúng mã số thuế
Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua. Nhưng ghi đúng mã số thuế người mua. Thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh. Biên bản điều chỉnh được lập thành 2 bản. Được ký đóng dấu, mỗi bên giữ 1 bản, kẹp cùng với hóa đơn đã viết.
Trường hợp 5: Đối với hóa đơn thay đổi nội dung cột hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính.
Đối với hóa đơn người mua thay đổi nội dung cột hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính. Nhưng không thay đổi số tiền và hai bên đã lập biên bản điều chỉnh hóa đơn. Thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Ghi rõ nội dung đã ghi sai, nội dung điều chỉnh. Bao gồm số hóa đơn, ký hiệu, ngày tháng năm hóa đơn đã lập cần điều chỉnh. Đồng thời nêu rõ vấn đề sai trước đó để giải trình với CQT.
Xử lý hóa đơn viết sai và những điều cần lưu ý
Chỉ được lập biên bản thu hồi hóa đơn viết sai. Và xuất lại hóa đơn mới trong trường hợp chưa kê khai thuế.
Nếu đã kê khai thuế thì không được hủy hóa đơn. Mà chỉ được phép viết hóa đơn điều chỉnh.
Đối với hóa đơn viết sai mã số thuế:
– Tại điểm b, khoản 7, điều 3 của TT 26/2015/TT-BTC. Nhấn mạnh rằng “Người bán phải ghi đúng tiêu thức “mã số thuế” của người mua và người bán”.
– Khi các bạn viết sai Mã Số Thuế của người mua. Thì ngoài việc các bạn lập biên bản điều chỉnh hóa đơn. Các bạn còn phải lập hóa đơn điều chỉnh giao cho người mua.
Khi lập hóa đơn điều chỉnh mã số thuế của người mua các bạn cần phải:
– Ngày lập hóa đơn: Là ngày lập biên điều chỉnh hóa đơn.
– Viết đúng và đầy đủ tên công ty, địa chỉ, MST của người.
– Tại tiêu thức: “Tên hàng hóa, dịch vụ” các bạn ghi: Điều chỉnh mã số thuế đã ghi tại hóa đơn số …. ký hiệu… ngày… tháng …. năm…
– Các tiêu thức còn lại thì gạch chéo.
Kết luận:
Vừa rồi là những chia sẻ về cách điều chỉnh các hóa đơn bị viết sai. Hy vọng bài viết sẽ giúp ích cho bạn. Nếu bạn có thắc mắc về các dịch vụ liên quan đến kế toán. Hãy liên hệ ngay với Công ty dịch vụ kế toán bePro.vn. Chúng tôi sẽ sẵn sàng hỗ trợ tận tình, miễn phí.
