Trong quá trình làm việc tại công ty, người lao động có thể được công ty cử đi công tác nhằm mục đích bồi dưỡng nhân sự, phân tích thị trường hoặc với những mục đích khác… Do đó tất cả các chi phí hợp lý cho việc đi công tác này sẽ do công ty chi trả toàn bộ. Vì vậy mà bộ phận kế toán cần phải lập mẫu giấy đi đường để chi trả lại cho người lao động đúng số tiền ứng trước trong khoảng thời gian này.
Cập nhật mẫu giấy đi đường mới nhất dành cho doanh nghiệp
Giấy đi đường là gì?
Giấy đi đường chính là căn cứ để cho cán bộ và người lao động làm thủ tục cần thiết khi đến nơi công tác và thanh toán công tác phí, tàu xe sau khi về đến công ty.
Sau khi có lệnh cử cán bộ, người lao động đi công tác, bộ phận hành chính cần làm thủ tục cấp giấy đi đường. Người đi công tác có nhu cầu ứng tiền tàu xe, công tác phí… mang giấy đi đường đến phòng kế toán làm thủ tục ứng tiền cho người lao động.
Ý nghĩa của Giấy đi đường
Giấy đi đường có ý nghĩa rất quan trọng đối với những người phải đi công tác, đây chính là thủ tục cần thiết và đây chính là cơ sở để thanh toán các khoản chi phí trong thời gian đi công tác.
Sau khi quay trở về công ty thì người được cử đi công tác cần xuất trình giấy đi đường để cán bộ phụ trách có thể xác nhận ngày về và thời gian được hưởng lưu trí khi đến nơi nhận công tác.
Đồng thời, cùng với giấy đi đường, người đi công tác cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm các chứng từ như vé tàu xe, hóa đơn tiền phòng, hóa đơn ăn uống… nộp cho phòng kế toán làm thủ tục thanh toán.
Ngoài ra có không ít trường hợp, giấy đi đường còn được sử dụng để dự trù kinh phí công tác với các thông tin về tiền ứng, số ngày công tác, độ dài chặng đường… thay cho giấy đề nghị tạm ứng.
Ý nghĩa của Giấy đi đường
Phương pháp và trách nhiệm ghi
Cột 1: Ghi nơi đi, nơi đến công tác.
Cột 2: Ghi ngày đi và ngày đến.
Khi di chuyển đến nơi công tác, cơ quan đến công tác cần phải xác nhận ngày, giờ đến và đi ( đóng dấu và chữ ký xác nhận của người có trách nhiệm ở cơ quan đến nơi công tác).
Cột 3: Phương tiện sử dụng: Cần phải ghi rõ đi ô tô cơ quan, ô tô khách, tàu hỏa, máy bay …
Cột 4: Độ dài chặng đường từ nơi đi đến nơi đến.
Cột 5: Ghi thời gian công tác.
Cột 6: Ghi lý do lưu trú.
Cột 7: Lấy chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu của nơi cán bộ, người lao động đến công tác.
Người đi công tác cần phải xuất trình giấy tờ đi đường để phụ trách bộ phận xác nhận ngày về và thời gian được hưởng lưu trú. Sau đó cần đính kèm các chứng từ trong đợt công tác như vé tàu xe, hóa đơn thanh toán tiền phòng nghỉ… vào giấy đi đường và nộp cho phòng kế toán của doanh nghiệp để làm thủ tục thanh toán công tác phí, thanh toán tạm ứng. Sau đó sẽ chuyển cho kế toán trưởng duyệt chi thanh toán.
Hướng dẫn lập Giấy đi đường mới nhất
Mỗi cán bộ hay người lao động trong một chuyến đi công tác do công ty cử đi sẽ được cấp một giấy riêng biệt.
Sau khi có lệnh cử hoặc giới thiệu cán bộ thì người lao động đi công tác, bộ phận hành chính của doanh nghiệp, đơn vị làm thủ tục cấp giấy đi đường cho người lao động được cử đi công tác.
Người đi công tác có nhu cầu ứng tiền lương, tiền tàu xe và công tác phí… mang giấy đi đường đến phòng kế toán của doanh nghiệp làm thủ tục ứng tiền.
Trường hợp không có nhu cầu ứng tiền thì người đi công tác có thể sử dụng giấy này để thực hiện việc thanh toán sau khi về.
Cần nhập chính xác các thông tin trong bảng:
Côt A: Ghi nơi đi và nơi đến công tác
Cột 1: Ghi ngày đi và ngày đến công tác.
Khi đi đến nơi công tác, cơ quan đến công tác cần phải xác nhận thời gian ngày, giờ đến và đi. Người đi công tác cần phải lấy được chữ ký và dấu của người có trách nhiệm tại cơ quan đến công tác.
Cột 2: Phương tiện sử dụng: Cần ghi rõ phương tiện để đi đến nơi công tác và phương tiện di chuyển trong suốt thời gian của chuyến đi công tác như ô tô cơ quan, ô tô khách, tàu hỏa, phà, máy bay…
Cột 3: Ghi số ngày công tác.
Cột 4: Ghi lý do lưu trú.
Hướng dẫn lập Giấy đi đường mới nhất
Cột B: Lấy chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu của nơi cán bộ, người lao động đến nơi công tác.
- Khi đi công tác về thì người đi công tác cần xuất trình giấy tờ đi đường để người phụ trách bộ phận/quản lý trực tiếp xác nhận ngày về và thời gian lưu trú. Sau đó thì đính kèm cùng với các chứng từ trong đợt đi công tác để làm thủ tục thanh toán.
- Giấy đi đường và các chứng từ liên quan được lưu ở phòng kế toán doanh nghiệp.
Nếu doanh nghiệp bạn đang chuẩn bị cử nhân viên đi công tác, hãy tìm hiểu các thủ tục làm mẫu giấy đi đường mà Bepro vừa chia sẻ để có thể đảm bảo chi trả đúng cho người lao động.
