dịch vụ kế toán

Công văn hiện nay đã rất phổ biến trong các tổ chức, doanh nghiệp. Có rất nhiều loại công văn khác nhau. Vậy công văn là gì? Nội dung cơ bản của một công văn? Công văn thông báo là gì và mẫu công văn thông báo. Tất cả sẽ được Bepro.vn giải đáp trong bài viết dưới đây!

mẫu công văn thông báo 02

Công văn là gì? Cách viết mẫu công văn thông báo mới nhất

Mẫu công văn là gì? Mẫu công văn thông báo là gì?

Công văn là loại biên bản thông dụng trong các cơ quan, tổ chức nhằm truyền đạt, giao tiếp giữa cấp trên và cấp dưới với nhau với mục đích công việc.

Công văn được sử dụng linh hoạt trong công việc nên thường được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau nhưng vẫn có thể đảm bảo đúng như quy chuẩn và thể thức chung do pháp luật đã đề ra. 

Theo đó công văn cần phải được viết ngắn gọn, dễ hiểu, rõ ràng thông tin muốn truyền tải. Ngôn ngữ trong công văn là ngôn ngữ toàn dân, đảm bảo sự trang trọng, lịch sự và nghiêm túc nhằm đảm bảo tính thuyết phục, tin cậy của công văn.

Mẫu công văn thông báo là văn bản được lập ra nhằm để doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan thông báo một việc gì đó với toàn bộ thành viên trong bộ phận.

Tính phổ biến của công văn

Vì tính thông dụng của công văn nên thường nó được sử dụng với nhiều mục đích khác nhau như công văn thông báo, công văn đề nghị, công văn chấn chỉnh, công văn giải thích, công văn đôn đốc…

Hầu hết các loại công văn vừa rồi chỉ khác nhau về nội dung muốn truyền tải, còn lại đều có sự tương đồng về hình thức đã được quy định rõ ràng. Để soạn thảo được một mẫu công văn đúng chuẩn thì người lập công văn phải có kỹ năng về lập văn bản khá tốt, nhất là kỹ năng tạo công văn.

Công văn cần phải đảm bảo được tính chính xác và nghiêm ngặt, việc quản lý cũng được nâng cao và chúng ta cần phải hiểu và biết cách sử dụng công văn sao cho đúng với mục đích để phát huy hết được tác dụng hữu ích của nó trong công việc.

mẫu công văn thông báo

Tính phổ biến của công văn

Nội dung cơ bản của mẫu công văn 

Yêu cầu của một công văn

Mở đầu một mẫu công văn chuẩn hay mẫu công văn thông báo đi nữa thì cũng sẽ không thể thiếu các thông tin cơ bản sau:

  • Thông tin địa chỉ đầy đủ của nơi gửi và nhận công văn.
  • Quốc hiệu, tiêu ngữ được ghi một cách rõ ràng.
  • Đối với các công ty hay công văn hành chính với nội dung cụ thể hay những công văn được gửi đến một nhóm đối tượng cụ thể thì người nhận cần được ghi một cách rõ ràng và chính xác trong mục “Kính gửi” và cần đảm bảo chữ viết được trình bày dễ đọc, dễ nhìn và đúng chính tả.

Mẫu công văn thường là mẫu công văn cơ bản nhất, dễ sử dụng dùng để thông báo và  cung cấp thông tin hay những nội dung quan trọng đến với người nhận để tiện thảo luận, trao đổi nếu có vấn đề thắc mắc hoặc chưa rõ ràng. 

Điều này mang lại sự tiện lợi và hữu ích cho cả người gửi và người nhận công văn. Với những công văn chung thì ngoài nội dung muốn truyền tải cũng cần phải có trích yêu cầu đầy đủ nội dung công văn, có chữ ký xác nhận của trưởng phòng hay người hoàn thiện công văn để đảm bảo được tính tin cậy. 

Nếu công văn được gửi đến những bộ phận có chức vụ cao cấp thì cần phải ghi chức danh của bên nhận trong công văn để đảm bảo sự chính xác, kín đáo khi truyền tải thông tin, đặc biệt là những thông tin quan trọng.

Đối với công văn ủy quyền

Với mẫu công văn ủy quyền thì công văn này được sử dụng khi cấp trên cần ủy quyền cho một cá nhân hoặc tập thể nào đó thay mặt đứng ra thực hiện các công việc cho mình. Trong công văn này, đối tượng được ủy quyền nếu là cá nhân thì sẽ cần ghi rõ thông tin cá nhân của người đó.

Mẫu công văn chung không chỉ dễ sử dụng mà còn bao gồm nhiều dạng khác nhau và tùy vào mục đích của các cơ quan, doanh nghiệp… Một số dạng chính như công văn của công ty, công văn trả lời, hành chính, công văn đề nghị thanh toán… Vì thế mà mỗi doanh nghiệp sẽ có thể tự do lựa chọn những mẫu công văn mà mình cần để sử dụng sao cho phù hợp nhất. Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của công ty mà sẽ có những sửa đổi nhất định để phù hợp.

Mẫu công văn thông báo tham khảo

Đây là mẫu công văn thông báo tham khảo mà bạn có thể dựa trên đó để chỉnh sửa phù hợp với yêu cầu doanh nghiệp của mình.

mẫu công văn thông báo 01

Mẫu công văn thông báo tham khảo

Vừa rồi là những giới thiệu về mẫu công văn là gì và mẫu công văn thông báo tham khảo mà công ty dịch vụ kế toán chuyên nghiệp Bepro cung cấp cho bạn. Hy vọng qua bài viết sẽ giúp bạn nắm rõ hơn về các mẫu công văn này. Đồng thời nếu bạn đang gặp vấn đề về nghiệp vụ kế toán hay quyết toán thuế thì hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ chi tiết nhất!