dịch vụ kế toán

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng, theo quý tưởng chừng có vẻ dễ dàng. Nhưng thực tế lại là nỗi sợ của số đông kế toán. Chỉ sơ suất nhỏ về thời gian về số liệu, mức phạt lên đến 8.000.000 đồng. Vì thế, bePro.vn sẽ hướng dẫn bạn cách lập báo cáo nhanh và chuẩn nhất trong bài viết dưới đây. 

Quy định về báo cáo tình hình sử dụng HĐĐT

Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính đã quy định. Hàng quý hoặc hàng tháng các tổ chức, doanh nghiệp, hộ, cá nhân bán hàng dịch vụ. Phải có trách nhiệm phải nộp báo cáo tình hình sử dụng cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Kể cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn. Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn. Tại báo cáo, doanh nghiệp ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (=0). 

Riêng đối với DN mới thành lập, sử dụng hóa đơn tự in, đặt in, có hành vi vi phạm. DN thuộc loại rủi ro cao về thuế, thuộc diện mua hóa đơn của cơ quan thuế. Thực hiện nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng.

Hướng dẫn cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Các hình thức lập báo cáo

Doanh nghiệp nộp theo tháng:

Doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế. Thời hạn nộp báo cáo tháng chậm nhất là ngày 20 của tháng sau.

Ví dụ: Thời hạn nộp báo cáo tháng 01/2020 chậm nhất vào ngày 20/02/2020.

Doanh nghiệp nộp báo cáo theo quý:

Doanh nghiệp không có thông báo của thuế về việc DN thuộc loại rủi ro cao về thuế. Thời hạn nộp quý chậm nhất là 30 ngày của tháng đầu quý sau. Cụ thể: Quý 1 chậm nhất là 30/4; Quý 2 chậm nhất là 30/7. Và Quý 3 chậm nhất là 30/10; Quý 4 chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau. 

Ví dụ: Thời hạn nộp báo cáo Quý 4/2019 chậm nhất vào 30/01/2020.

Cách lập báo cáo trên phần mềm HTKK

Với các doanh nghiệp, tổ chức vẫn đang sử dụng hoá đơn giấy. Hoặc phần mềm HĐĐT không có chức năng tự động tổng hợp báo cáo. Thì kế toán lập BC26/AC tại phần mềm Hỗ trợ kê khai HTKK của cơ quan thuế.

1. Đăng nhập vào phần mềm HTKK thuế

2. Tại mục “Kê khai” chọn “Hóa đơn”. Rồi chọn chức năng “Báo cáo tình hình sử dụng HĐ (BC26/AC)”

3. Kê khai hóa đơn

Phần mềm sẽ hiện ra “kỳ tính thuế”. Bạn tích chọn kê khai theo tháng/quý. Sau đó nhấn chọn “Đồng ý”. 

– Cột Mã chọn hóa đơn: Chọn loại hóa đơn mà bạn muốn báo cáo.

– Tên loại hóa đơn: Không cần phải nhập phần mềm sẽ tự nhảy ra.

– Ký hiệu mẫu hóa đơn: Nhập theo mẫu trên hóa đơn của đơn vị mình.

– Ký hiệu hóa đơn: Là ký hiệu trên hóa đơn của đơn vị.

– Tổng số: Phần mềm sẽ tự động tính. Căn cứ trên thông tin Từ số – Đến số đơn vị nhập.

Hướng dẫn cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Hướng dẫn cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Một số thông tin cần lưu ý: 

– Số tồn đầu kỳ: Nhập dạng số. Nếu là lần đầu tiên thì đơn vị nhập số tồn đầu kỳ. Từ kỳ thứ 2  trở đi thì ứng dụng sẽ tự chuyển. Chúng sẽ chuyển số tồn đầu kỳ của kỳ trước lên và cho phép sửa.

– Số mua/phát hành trong kỳ: Nhập dạng số. Nếu trong kỳ đơn vị không đặt in và thông báo phát hành thêm HĐ. Thì các bạn không cần nhập.

– Tổng số sử dụng, xóa bỏ, mất, hủy: Phần mềm sẽ sinh tự động căn cứ dữ liệu nhập các ô Số lượng sử dụng – Xoá bỏ, mất, huỷ

– Số lượng sử dụng: Nhập số lượng hóa đơn đã sử dụng trong Quý/Tháng. Và phải nhỏ hơn hoặc bằng cột “Tổng số”.

Trong đó: 

– Nếu những hóa đơn bị xóa bỏ, mất, hủy không liên tiếp nhau. Thì đơn vị phải viết dấu (;) vào giữa các số.

– Nếu những hóa đơn bị xóa bỏ, mất, hủy liên tiếp nhau. Thì kê khai dưới dạng khoảng và sử dụng dấu (-). 

4. Lưu báo cáo

Sau khi đã làm xong báo cáo, bạn nhấn nút “Ghi” để lưu lại. Trường hợp trong bản báo cáo có bất kỳ sai sót nào. Hệ thống sẽ tự động báo lại cho bạn ngay lúc đó.

5. Kết xuất XML

Sau khi đã hoàn tất. Bạn nhấn “Kết xuất XML” rồi nộp qua mạng cho cơ quan thuế.

Hướng dẫn cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Đơn vị cần phân biệt cần được lưu ý

Xoá bỏ: Tất cả hóa đơn sai sót đã xuất trong kỳ, đơn vị lưu trữ biên bản thay thế. Biên bản thu hồi, biên bản huỷ để đối chiếu và giải trình kèm theo.

Mất: Các đơn vị phải chứng minh được việc mất hóa đơn. Và có báo cáo về việc mất hóa đơn.

Huỷ: Là những hóa đơn in sai, thừa. Hoặc những hóa đơn mà doanh nghiệp không có nhu cầu sử dụng nữa. Yêu cầu phải có là thành lập hội đồng hủy, biên bản hủy HĐ, thông báo kết quả hủy HĐ.

Trong đó:

– Tồn cuối kỳ: Phần mềm sẽ sinh tự động

– Người lập biểu: Nhập kiểu Text (không nhập cũng được)

– Người đại diện pháp luật : Nhập tên giám đốc

– Ngày lập báo cáo: Mặc định là ngày hiện tại. Cho phép sửa nhưng không được lớn hơn ngày hiện tại.

Kết luận: 

Vừa rồi là những chia sẻ về các bước lập báo cáo về tình hình sử dụng các HĐ trong doanh nghiệp. Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho các bạn kế toán thực hiện đúng báo cáo. Nếu bạn có thắc mắc về các dịch vụ kế toán liên quan, vui lòng liên hệ đến công ty kế toán bePro.vn để được tư vấn tận tình, miễn phí nhé!