Hiện nay, quản lý nội bộ được nhiều công ty quan tâm và chú trọng. Bởi lẽ, quản lý nội bộ tốt sẽ thúc đẩy các vấn đề về quản lý và hoạt động được hợp nhất nhằm tạo tạo tiền đề cho sự phát triển của doanh nghiệp. Một trong những vấn đề quan trọng trong quản lý nội bộ chính là lưu hành nội bộ. Vậy lưu hành nội bộ là gì? Có những văn bản hay tài liệu nội bộ nào? Cùng BePro tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây nhé!
Lưu hành nội bộ là gì?
Lưu hành nội bộ là thuật ngữ dùng để chỉ cho các hoạt động nội bộ của một doanh nghiệp. Hiện nay chưa có một văn bản pháp luật nào quy định rõ về khái niệm lưu hành nội bộ nhưng qua các hoạt động thực tế thì đây được xem như các quy tắc ứng xử, các quy định, quy chế hoạt động được doanh nghiệp đề ra và áp dụng trong phạm vi của một phòng ban hoặc toàn thể công ty.
Lưu hành nội bộ phải đảm bảo thống nhất giữa các phòng ban. Nó mang tính bắt buộc chung, nhằm mục đích quản lý, điều hành, kiểm soát quá trình hoạt động cũng như vận hành của doanh nghiệp được chặt chẽ và bền vững.
Những vấn đề, văn bản, tài liệu lưu hành nội bộ được quy định tùy thuộc vào từng cơ quan, tổ chức nhưng phải tuân thủ theo đúng quy định của Pháp luật.
Đặc điểm của văn bản lưu hành nội bộ
Trong quản lý nội bộ thì văn bản lưu hành nội bộ được nhiều tổ chức, doanh nghiệp chú trọng. Hiện nay, chưa có khái niệm nào quy định về các văn bản cần lưu hành nội bộ nhưng dựa theo tính chất của từng văn bản thì có thể phân văn bản lưu hành nội bộ thành các nhóm sau:
Văn bản lưu hành nội bộ mang tính chất quản lý
Đây là nhóm văn bản thuộc hệ thống văn bản nội bộ nhằm điều chỉnh các mối quan hệ phát sinh mang tính ổn định, lâu dài trong quá trình tổ chức, quản lý, điều hành và hoạt động của doanh nghiệp. Mục đích của nhóm văn bản này là thi hành, triển khai thực hiện các quy định của pháp luật cũng như những chính sách của doanh nghiệp như chính sách đào tạo cho nhân sự, chính sách nghỉ việc, nội quy hoạt động,…
Văn bản lưu hành nội bộ mang tính chất giải quyết các vấn đề phát sinh trong nội bộ doanh nghiệp
Nhóm văn bản này được lưu hành nội bộ nhằm đưa ra các quy định điều chỉnh những vấn đề xảy ra trong doanh nghiệp. Trong đó có thể kể đến như: Quyết định kỷ luật, khen thưởng, sa thải, công văn,…. Mỗi công ty sẽ có những quy định khác nhau về nhóm văn bản này, tuy nhiên chúng phải tuân theo quy định của pháp luật.
Các văn bản lưu hành nội bộ trong doanh nghiệp
Dưới đây, BePro sẽ chia sẻ đến người đọc một số văn bản thường được lưu hành nội bộ trong doanh nghiệp, cụ thể:
Điều lệ doanh nghiệp
Điều lệ công ty là biên bản thỏa thuận giữa những thành viên trong công ty TNHH hay công ty hợp danh hoặc người sáng lập công ty cổ phần. Họ cùng nhau soạn nên điều lệ doanh nghiệp và căn cứ dựa trên những khuôn mẫu chung của pháp luật. Điều lệ của doanh nghiệp không được trái với pháp luật và phải được đăng ký với cơ quan có thẩm quyền.
Đây là văn bản bắt buộc mà các doanh nghiệp phải soạn khi thành lập. Nó tồn tại và kéo dài cùng với doanh nghiệp cho đến khi doanh nghiệp chấm dứt hoạt động. Bên cạnh đó, điều lệ doanh nghiệp là nền tảng quan trọng để hình thành nên các quy ước, quy chế và thỏa thuận.
Quy chế hoạt động của doanh nghiệp
Quy chế được xem là văn bản lưu hành nội bộ quan trọng giúp cho việc quản lý doanh nghiệp được dễ dàng và hiệu quả. Nếu như trong điều lệ doanh nghiệp quy định chung về các nguyên tắc quản trị doanh nghiệp thì trong hoạt động các doanh nghiệp cần ban hành các quy chế quản lý nội bộ, quy định chi tiết các nguyên tắc trong điều lệ để cho các thành viên trong doanh nghiệp hiểu và dễ dàng thực hiện.
Các quy chế hoạt động nội bộ mà một số doanh nghiệp thường ban hành như:
- Quy chế hoạt động của hội đồng quản trị hoặc hội đồng thành viên
- Quy chế hoạt động của ban kiểm soát
- Quy chế quản lý nhân sự
- Quy chế tài chính và tiền lương
- Một số quy chế khác tùy theo loại hình và quy mô của doanh nghiệp.
Các quy chế hoạt động nội bộ được xây dựng và hoàn thiện trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Là văn bản không bắt buộc nộp cho cơ quan nhà nước. Quy chế hoạt động nội bộ được xem như công cụ để bảo vệ quyền lợi của các chủ sở hữu doanh nghiệp.
Thỏa ước lao động tập thể
Thỏa ước lao động tập thể là sự thỏa thuận bằng văn bản giữa đại diện tập thể người lao động và người sử dụng lao động về quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của các bên. Thỏa ước lao động được quy định tại Mục 3 Chương V của Bộ luật lao động 2019. Theo đó, nội dung của văn bản này không được trái với quy định của pháp luật và được khuyến khích nên có lợi cho người lao động.
Các bên tham gia thỏa ước cần phải tuân theo văn bản. Nếu làm trái sẽ bị nhắc nhở hoặc nặng hơn là tranh chấp tại Tòa án. Thỏa ước lao động tập thể có thời gian từ 1 đến 3 năm.
Nội quy lao động
Đây là một trong bốn văn bản lưu hành nội bộ quan trọng của doanh nghiệp. Nội quy này sẽ được thành lập khi doanh nghiệp có 10 người lao động trở lên. Những nội dung trên văn bản không được trái với quy định của pháp luật.
Một số nội dung được quy định tại nội quy lao động như:
- Thời gian làm việc, giờ nghỉ ngơi
- Trật tự nơi làm việc
- An toàn, vệ sinh lao động
- Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc
- Trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc
- Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ
- Các hành vi kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động
- Trách nhiệm cơ sở vật chất
- Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.
Các tài liệu được lưu hành nội bộ trong doanh nghiệp
Một số tài liệu mà các doanh nghiệp thường lưu hành trong hoạt động nội bộ như:
- Chính sách và mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp. Những văn bản này thể hiện quan điểm về chiến lược hoạt động và những con số cụ thể cần đạt được
- Văn bản quy định hệ thống quản lý của doanh nghiệp
- Văn bản quy định quy trình thực hiện công việc cụ thể
- Các biểu mẫu chung áp dụng trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp
- Các văn bản về lịch làm việc, tiền lương, chế độ đãi ngộ hay tiêu chuẩn tuyển dụng,..
Kết luận
Bài viết trên nhằm chia sẻ một số kiến thức về lưu hành nội bộ. Hy vọng bài viết hữu ích với bạn. Đừng quên theo dõi BEPRO để không bỏ lỡ những kiến thức bổ ích nhé! Hoặc tham khảo thêm các dịch vụ của BEPRO tại đây bạn nhé!
