dịch vụ kế toán

Cơ quan bảo hiểm sẽ theo dõi quá trình đóng bảo hiểm của người lao động thông qua sổ bảo hiểm của họ. Đây đây được xem là quyền lợi của người lao động và là cơ sở để giải quyết các chế độ bảo hiểm. Do đó trong trường hợp người lao động nghỉ việc hoặc xấu hơn là doanh nghiệp phá sản thì sẽ thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH.

thủ tục chốt sổ bhxh 02

Những hồ sơ cần thiết và quy trình của thủ tục chốt sổ BHXH

Thủ tục Chốt sổ BHXH là gì?

Khi tham gia lao động tại doanh nghiệp, người lao động sẽ được cấp sổ bảo hiểm xã hội theo như quy định tại khoản 1 điều 96 Luật bảo hiểm xã hội số 58/2014/QH13.Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội là công việc ghi chép quá trình đóng bảo hiểm xã hội và bảo hiểm thất nghiệp lên sổ bảo hiểm xã hội của người lao động khi dừng đóng bảo hiểm tại 1 đơn vị.Thủ tục này được thực hiện khi người lao động chấm dứt công việc ở công ty, hoặc công ty  phá sản và không hoạt động nữa.

Ai là người chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH? 

Trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động;  người sử dụng lao động phải có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại những giấy tờ liên quan khác đã giữ cho người lao động.Điều này căn cứ theo khoản 3 Điều 47 Luật lao động số 10/2012/QH13.

Người sử dụng lao động phải tiến hành phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội để trả sổ cho người lao động và ghi nhận thời gian đóng bảo hiểm theo quy định của pháp luật. Cụ thể tại khoản 5 điều 21 Luật bảo hiểm xã hội năm 2014.  

Kết luận lại, người chịu trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội là người sử dụng lao động.

thủ tục chốt sổ bhxh 01

Những hồ sơ cần thiết và quy trình của thủ tục chốt sổ BHXH

Thủ tục chốt sổ bảo hiểm cần những hồ sơ gì?

Thủ tục chốt sổ bảo hiểm tương đối đơn giản. Người sử dụng lao động phải chốt sổ bảo hiểm cho người lao động tại công ty và chuẩn bị các hồ sơ sau:

  • 2 bản phiếu giao nhận giấy tờ theo loại 301.
  • Tờ bìa của sổ BHXH
  • Các tờ rời của sổ BHXH( trường hợp người lao động đóng bảo hiểm nhiều lần)
  • 1 bản Đơn đề nghị của người đăng ký bảo hiểm theo mẫu D01-TS

Người sử dụng lao động nên thanh toán tất cả số tiền đóng BHXH cho người lao động trong quá trình thực iện thủ tục chốt sổ BHXH. Trường hợp nếu người sử dụng lao động không thanh toán hết quá trình chốt sổ sẽ bị dừng lại; và mặc định là người lao động vẫn còn tham gia bảo hiểm tại công ty. Cơ quan BHXH sẽ tự động  trừ lại số tiền sau khi hoàn thành hồ sơ.

Hình thức nộp giấy tờ thủ tục chốt sổ bhxh

Tùy theo địa chỉ mà doanh nghiệp đặt trụ sở chính, đơn vị sử dụng lao động có thẻ nộp hồ sơ qua đường bưu điện hoặc có thể nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH. 

Doanh nghiệp mang thể nộp giấy tờ qua đường bưu điện hay là nộp trực tiếp (tùy quận/huyện) tại cơ quan BHXH mà nhà hàng đặt trụ sở chính. 7 ngày kể từ ngày chốt sổ, thời gian giải quyết sẽ hết hạn. Sau khi chốt xong, cơ quan chốt số BHXH sẽ gửi lại sổ và tờ rời cho người lao động. 

thủ tục chốt sổ bhxh

Những hồ sơ cần thiết và quy trình của thủ tục chốt sổ BHXH

Một điều cần lưu ý là trước khi báo chốt sổ BHXH thì đơn vị sử dụng lao động phải báo giảm lao động trước. Quá trình bảo giảm lao động phải có giấy tờ hồ sơ và quy trình cụ thể:

  • 1 bản  giao nhận hồ sơ theo chiếc 103,
  • 1 bản Danh sách người lao động tham gia BHXH, BHYT theo mẫu D02-TS. Thẻ BHYT của mỗi người tham gia lao động.  
  • 1 bản/người Quyết định thông báo chấm dứt hợp đồng( bản sao)

Trường hợp thẻ BHYT không còn hạn có thể nộp hồ sơ qua mạng, qua đường bưu điện hoặc có thể nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH mà Doanh nghiệp đăng ký trụ sở chính. Sau 10 ngày nhận hồ sơ, các giấy tờ sẽ được giải quyết.

Hãy chú ý rằng người sử dụng lao động tiến hành báo giảm lao động và chốt BHXH bắt buộc nộp 2 mẫu giấy tờ cùng 1 lần. Cơ quan BHXH sẽ giải quyết khi hai hồ sơ này hợp thức.