Hóa đơn điện tử có thể nói là giải pháp tối ưu và hiệu quả nhất hiện nay. Chúng mang lại lợi ích thực tế cho doanh nghiệp lẫn cơ quan thuế về thời gian, chi phí và cả thủ tục hành chính, góp phần nâng cao hiệu quả cho doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu rõ hơn về hóa đơn điện tử và phần mềm hóa đơn điện tử trong bài viết sau đây!

phần mềm hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp các thông điệp dữ liệu về điện tử về buôn bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập hay gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ tài chính.

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập ra, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo như quy định thông qua phương tiện điện tử.

Hóa đơn điện tử được giải thích cụ thể hơn tại Nghị định 119. Theo đó giải thích cụ thể hơn về trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với các cơ quan thuế đều được cho là hóa đơn điện tử.

phần mềm hóa đơn điện tử 01

Phân loại hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử cũng được phân loại như hóa đơn giấy thông thường:

  • Hóa đơn giá trị gia tăng: Đây là loại hóa đơn thông dụng nhất được áp dụng đối với những người bán hàng hóa, cung cấp các dịch vụ thực hiện thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Đối với những hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền và có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế thì cũng sẽ được tính là trong hóa đơn GTGT.
  • Hóa đơn bán hàng: Đây là loại hóa đơn áp dụng đối với những người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện việc khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Những trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử tới cơ quan thuế cũng được chấp nhận là loại hóa đơn bán hàng.
  • Các loại hóa đơn khác bao gồm tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu, xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung quy định.

Ưu nhược điểm khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử

Ưu điểm

  • Tiết kiệm được một khoản chi phí rất lớn trong việc vận chuyển và bảo quản hóa đơn,
  • An toàn và bảo mật: Hóa đơn điện tử được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử nên khách hàng chỉ cần truy cập hệ thống online để trích xuất và lưu trữ hóa đơn trực tiếp ngay trên phần mềm này. Điều này sẽ giúp tránh được rủi ro trong việc bảo quản không tốt, hạn chế tình trạng sử dụng hóa đơn giả.
  • Tiết kiệm được nhiều thời gian và giảm thiểu được các thủ tục hành chính rắc rối.
  • Đa dạng các phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng như email, sms…

Nhược điểm

Hầu như nhược điểm của hóa đơn điện tử cũng như phần mềm hóa đơn điện tử là không có. Nếu có cũng chỉ là do bạn chưa thuần thục khi mới tham gia dùng thử phần mềm này thôi.

phần mềm hóa đơn điện tử 02

Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử

Để sử dụng hóa đơn điện tử thì người bán hàng hóa, dịch vụ cần phải đáp ứng được các điều kiện dưới đây tại khoản 2, Điều 4, Thông tư 32 như sau:

  • Tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
  • Cần phải có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin hay thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, xử lý, kiểm soát, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.
  • Cần có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với các yêu cầu cơ bản để thực hiện việc khởi tạo, lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo như quy định.
  • Cần có chữ ký điện tử theo như quy định của pháp luật.
  • Doanh nghiệp cần có phần mềm bán hàng, dịch vụ có kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.
  • Cuối cùng là cần có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục và lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm như hệ thống lưu trữ, quy trình sao lưu và phục hồi khi gặp phải các sự cố.

Kết luận

Kể từ thông tư 153/2010/TT-BTC ban hành ngày 28/09/2010 đã có hướng dẫn về hóa đơn điện tử và các loại hóa đơn này. Hiện nay hầu hết các chi cục thuế TP.HCM đã đồng loạt áp dụng thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử đối với những doanh nghiệp mới thành lập từ 01/11/2018. Để tìm hiểu rõ hơn bạn có thể lên hệ đến Bepro để được hỗ trợ!