Trường hợp khi doanh nghiệp làm hóa đơn bị in sai, in trùng… hay các lý do gì khác cần phải hủy hóa đơn thì cần phải làm biên bản hủy hóa đơn theo đúng quy định về mặt pháp lý. Cùng tìm hiểu rõ hơn về vấn đề này và cập nhật mẫu biên bản hủy hóa đơn mới nhất trong bài viết sau cùng Bepro.vn!

mẫu biên bản hủy hóa đơn 01

Tham khảo mẫu biên bản hủy hóa đơn mới nhất

Các trường hợp hủy hóa đơn

Biên bản hủy hóa đơn là một trong những biên bản quan trọng trong việc sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp, thường được kế toán công ty lập ra khi phát sinh một số sai sót khi lập hóa đơn mà không thể hủy.

Theo quy định khoảng 2 Điều 29, thông tư 39/2014/TT-BTC, các trường hợp hủy hóa đơn như sau:

  • Hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi tiến hành thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.
  • Tổ chức, hộ, cá nhân có hóa đơn không tiếp tục sử dụng thì phải thực hiện việc hủy hóa đơn.

Theo đó, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất theo quy định là 30 ngày kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng thì tổ chức, hộ, cá nhân cần phải hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất sẽ là 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.

  • Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán sẽ được hủy theo như quy định của pháp luật về kế toán.
  • Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì sẽ không được hủy.

Lưu ý:

Các hóa đơn được xác định đã hủy là:

  • Các hóa đơn in thử, in sai, trùng, thừ hoặc in hỏng, các bản phim, bản kẽm và các công cụ có tính năng tương tự trong việc tạo hóa đơn đặt in được xác định đã hủy xong khi không còn nguyên dạng của bất kỳ một tờ hóa đơn nào hoặc không còn chữ trên tờ hóa đơn để có thể lắp ghép, sao chụp hoặc khôi phục lại giống như nguyên bản.
  • Các hóa đơn tự in được xác định đã hủy xong nếu phần mềm tạo hóa đơn được can thiệp để không thể tiếp tục tạo ra hóa đơn.

Đối với các hóa đơn viết sai:

  • Nếu hóa đơn viết sai mà chưa kê khai thì chỉ cần lập ra biên bản thu hồi hóa đơn viết sai đó mà không phải thực hiện các thủ tục hủy hóa đơn.
  • Trường hợp các hóa đơn viết sai đã kê khai thì chỉ cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai và xuất hóa đơn mới, không cần phải hủy hóa đơn.\

mẫu biên bản hủy hóa đơn

Các trường hợp hủy hóa đơn

Thủ tục hủy hóa đơn

Theo khoản 3 Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC, đối tượng và quy trình hủy hóa đơn sẽ như sau:

Đối tượng áp dụng: Hủy hóa đơn của tổ chức (doanh nghiệp, hợp tác xã….), hộ, cá nhân kinh doanh….

Trình tự thực hiện:

Bước 1: Tổ chức, hộ hay cá nhân kinh doanh cần phải lập bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy.

Bước 2: Tổ chức kinh doanh phải thành lập hội đồng hủy hóa đơn. Theo đó, thành phần hội đồng hủy hóa đơn cần:

  • Có đại diện lãnh đạo của tổ chức kinh doanh.
  • Đại diện bộ phận kế toán của tổ chức kinh doanh.
  • Lưu ý là đối với hộ, cá nhân kinh doanh thì không cần phải thành lập hội đồng khi hủy hóa đơn.

Bước 3: Ký biên bản hủy hóa đơn. Theo đó, các thành viên của hội đồng hủy hóa đơn sẽ phải ký vào biên bản hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót hoặc phát sinh cần thiết về mặt pháp lý.

Hồ sơ hủy hóa đơn

Quyết định thành lập hội đồng hủy hóa đơn (trừ hộ, cá nhân kinh doanh thì không cần hồ sơ này).

Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết các nội dung sau: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy.

Biên bản hủy hóa đơn.

Thông báo kết quả hủy hóa đơn cần phải có nội dung: Loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số.., lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy.

Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu giữ tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng thông báo kết quả hủy hóa đơn được lập thành 2 bản, 1 bản lưu, 1 bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất là không quá 5 ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.

mẫu biên bản hủy hóa đơn 02

Hồ sơ hủy hóa đơn

Mẫu biên bản hủy hóa đơn điển hình

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

——————————– 

BIÊN BẢN HỦY HÓA ĐƠN

 

Hôm nay, ngày … /…/2013 chúng tôi gồm có:

BÊN MUA:  CÔNG TY….

Địa chỉ: ………………………………………………………………………………….

Mã số thuế: ……………………………………………………………….

Người đại diện:………………………………..   Chức vụ: …………….

BÊN BÁN: CÔNG TY………………………………………………………………..

Địa chỉ: ………………………………………………………………………………….

Mã số thuế: ……………………………………………………………….

Người đại diện:………………………………..   Chức vụ: …………….

Chúng tôi cùng tiến hành lập bên bản về việc xin huỷ hoá đơn GTGT như sau:

1. Hoá đơn bị huỷ số: ………… do ……………………..… phát hành ngày ………..

2. Hàng hoá ghi trên hoá đơn gồm:

STT Tên hàng hoá, dịch vụ    Đơn vị tính      Số lượng        Đơn giá   Thành tiền

Tổng cộng      ………………

Thuế GTGT   ………………

Tổng số          ………………

(Bằng chữ:…………………………………………………) 

3. Lý do huỷ hoá đơn: ………….. ( ví dụ: Do ghi sai số lượng hàng hóa )

Vậy chúng tôi lập biên bản này để làm cơ sở huỷ hoá đơn viết sai trên và cam kết

không sử dụng hoá đơn trên để kê khai thuế GTGT.

Biên bản được hai bên nhất trí và lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản và có giá trị

pháp lý như nhau.

 

ĐẠI DIỆN BÊN MUA                                                        ĐẠI DIỆN BÊN BÁN

Doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu biên bản hủy hóa đơn vừa rồi để có thể áp dụng cho mình trong các trường hợp cần thiết để tuân thủ về mặt pháp lý cho các hóa đơn của doanh nghiệp.