Các doanh nghiệp luôn cần phải có các sổ sách, chứng từ để ghi chép và làm tài liệu phục vụ cho các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Do đó mà việc nắm rõ từng loại chứng từ kế toán rất quan trọng, nó sẽ giúp cho kế toán sắp xếp các loại chứng từ một cách khoa học và hoàn thành công việc hiệu quả hơn. Cùng tìm hiểu chứng từ là gì và phân loại chúng trong bài viết sau đây!
Tìm hiểu chứng từ là gì và các loại chứng từ kế toán
Chứng từ là gì?
Chứng từ hay còn gọi là chứng từ kế toán, chính là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Ý nghĩa của chứng từ kế toán
- Chứng từ kế toán giúp đảm bảo việc thực hiện kế toán ban đầu và toàn bộ công tác kế toán.
- Giúp chứng minh trách nhiệm của đơn vị, cá nhân trước pháp luật về nghiệp vụ phát sinh.
- Chứng từ là cơ sở để đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp của nghiệp vụ vì chúng công nhận nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và đã hoàn thành.
- Chứng từ còn là cơ sở pháp lý để chắc chắn về tính chính xác, minh bạch của các số liệu kế toán thể hiện trên các tài liệu kế toán của doanh nghiệp.
- Là căn cứ với mục đích kiểm tra việc thực hiện nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp đối với nhà nước được diễn ra một cách thuận lợi.
- Chứng từ còn là căn cứ để cơ quan tư pháp giải quyết các vụ tranh chấp và khiếu nại.
Vì thế mà chứng từ kế toán đóng vai trò rất quan trọng trong các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chúng chính là nền tảng cho rất nhiều hoạt động khác. Đồng thời hiện nay cũng có nhiều công ty kế toán dịch vụ thực hiện nghiệp vụ kế toán liên quan đến chứng từ giúp doanh nghiệp trong trường hợp doanh nghiệp không có bộ phận kế toán chuyên nghiệp và còn gặp khó khăn các nghiệp vụ kế toán liên quan.
Nội dung chứng từ kế toán
Nội dung của chứng từ bao gồm những yếu tố cơ bản sau:
- Phần đầu tiên bắt buộc là tên và số hiệu của chứng từ.
- Tiếp đến là thời gian lập chứng từ.
- Phần tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán.
- Phần tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán.
- Phần nội dung liên quan đến nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
- Số lượng, đơn giá và số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính được ghi bằng số, tổng tiền của chứng từ kế toán dùng để chu chi được ghi bằng cả số và chữ.
- Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt chứng từ và những người có liên quan đến chứng từ kế toán đó.
Và cần các yếu tố bổ sung khác, tùy vào từng loại chứng từ sẽ bổ sung các yếu tố khác nhau như phương thức thanh toán hay bán hàng…
Tìm hiểu chứng từ là gì và các loại chứng từ kế toán
Các loại chứng từ kế toán
Chứng từ liên quan đến tiền Mặt
Chứng từ kế toán được thể hiện qua phiếu thu, chi, giấy đề nghị thanh toán, đề nghị tạm ứng… cụ thể như là:
- Phiếu thu là chứng từ ghi lại việc chi tiền để mua các hàng hóa, sản phẩm mà khách hàng thực hiện thanh toán bằng tiền mặt.
- Phiếu chi là chứng từ ghi lại việc chi tiền để mua các nguyên vật liệu, mua hàng hóa, dịch vụ cho các nhà cung cấp bằng tiền mặt.
- Giấy đề nghị thanh toán chính là loại giấy tờ được sử dụng trong các trường hợp cá nhân muốn cơ quan, tổ chức thanh toán tiền khi đã chi nhưng vẫn chưa được thanh toán hoặc tạm ứng.
- Giấy đề nghị tạm ứng chính là cơ sở để xét duyệt tạm ứng, thực hiện các thủ tục lập phiếu chi và xuất quỹ chi tạm ứng.
Tìm hiểu chứng từ là gì và các loại chứng từ kế toán
Chứng từ liên quan đến ngân hàng
Chứng từ liên quan đến ngân hàng chính là những loại chứng từ kế toán được thể hiện qua các loại giấy báo nợ, báo có của ngân hàng, giấy nhận nợ, Séc, ủy nhiệm chi…
- Giấy báo nợ là các chứng từ cung cấp thông tin về sự giảm đi của khoản tiền trong ngân hàng của doanh nghiệp.
- Giấy báo có ngân hàng chính là những chứng từ được ngân hàng cung cấp thể hiện số tiền trong ngân hàng của doanh nghiệp đang tăng lên.
- Giấy nhận nợ là chứng từ cho thấy ngân hàng cho doanh nghiệp vay một khoản tiền mà trong đó sẽ có các thông tin về thời gian và thời hạn thanh toán số tiền đó.
- Ủy nhiệm chi chính là chứng từ chứng minh đã thực hiện thành công giao dịch thanh toán với nhà cung cấp.
- Séc chính là chứng từ để nhân viên đi rút tiền từ tài khoản ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt.
Chứng từ liên quan đến mua hàng/bán hàng
Chứng từ này được thể hiện qua hóa đơn GTGT đầu vào, đầu ra, tờ khai hải quan, phiếu nhập kho, xuất kho, biên bản bàn giao, bảng báo giá, hợp đồng kinh tế…
- Phiếu nhập kho chính là những chứng từ thể hiện việc nhập kho nguyên liệu, hàng hóa, thành phẩm của doanh nghiệp.
- Phiếu xuất kho chính là chứng từ thể hiện số lượng nguyên vật liệu, thành phẩm được xuất kho.
- Tờ khai hải quan chính là văn bản mà chủ doanh nghiệp kê khai thông tin hàng hóa cho bên lực lượng hải quan kiểm soát khi hàng hóa được xuất nhập khẩu vào nước ta.
Chứng từ Liên quan đến tiền Lương
Chứng từ liên quan đến tiền lương được thể hiện qua bảng chấm công, bảng tính lương, thanh toán tiền lương, hợp đồng lao động hoặc các quy chế, quy định…
Chứng từ liên quan đến Chi phí, Doanh thu
Chứng từ liên quan đến Chi phí, Doanh thu được thể hiện qua như phiếu kế toán.
Chứng từ kế toán đóng vai trò rất quan trọng trong nghiệp vụ kế toán. Vì thế bộ phận kế toán của doanh nghiệp cần hiểu rõ về chứng từ là gì và phân loại chúng một cách chính xác để thuận tiện hơn trong các nghiệp vụ kế toán liên quan.
