Việc chốt sổ bảo hiểm xã hội được thực hiện khi người tham gia bảo hiểm chấm dứt hợp đồng lao động với doanh nghiệp. Lúc này doanh nghiệp sẽ phải chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động đó. Theo đó cần những hồ sơ chốt sổ BHXH cần thiết.

hồ sơ chốt sổ bhxh 02

Tổng hợp hồ sơ chốt sổ BHXH theo quy định doanh nghiệp cần biết

Trường hợp nào được thực hiện chốt sổ BHXH?

Những trường hợp sẽ được chốt sổ BHXH bao gồm:

  • Người tham gia kết thúc quá trình làm việc bảo hiểm với công ty bảo hiểm.
  • Người tham gia BH nghỉ việc ở doanh nghiệp này để bắt đầu tại một doanh nghiệp khác hoặc nghỉ hưu do đã hết tuổi lao động.
  • Doanh nghiệp thay đổi cơ quan bảo hiểm.

Hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội bao gồm gì?

Khi người lao động nghỉ việc tại công ty thì người sử dụng lao động phải tiến hành thủ tục chốt sổ cho người lao động tại công ty. Theo đó hồ sơ sẽ bao gồm:

  • Phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 301, số lượng 2 bản.
  • Tờ bìa sổ BHXH.
  • Các tờ rời của sổ nếu có, trường hợp người lao động đã tham gia BHXH nhiều lần.
  • Đơn đề nghị của người tham gia theo mẫu D01-TS, số lượng 1 bản

Trong quá trình này, người sử dụng lao động phải thanh toán hết số tiền đóng BHXH cho người lao động nếu không thì quy tình sẽ dừng lại và BHXH sẽ mặc định người lao động còn tham gia BHXH tại công ty và số tiền đóng BHXH vẫn được BHXH cập nhật bình thường. Khi hoàn thành hồ sơ thì cơ quan BHXH sẽ tự trừ lại số tiền phải đóng.

Sau khi hoàn tất hồ sơ, người sử dụng lao động nộp hồ sơ lên cơ quan có thẩm quyền. Trong 7 ngày làm việc sau thời hạn chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động thì người sử dụng lao động cần có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền liên quan đến quyền lợi người lao động.

Các trường hợp đặc biệt có thể linh động kéo dài thời gian nhưng không được kéo dài quá 30 ngày làm việc. Cuối cùng, người sử dụng lao động phải trả lại sổ BHXH và các giấy tờ liên quan cho người lao động.

hồ sơ chốt sổ bhxh 01

Tổng hợp hồ sơ chốt sổ BHXH theo quy định doanh nghiệp cần biết

Hướng dẫn chốt sổ bảo hiểm xã hội

Quy trình chốt số bảo hiểm xã hội sẽ được thực hiện như sau:

Bước 1: Làm thủ tục báo giảm lao động

Theo quy định thì đầu tiên khi thực hiện chốt sổ BHXH, người sử dụng lao động phải báo giảm lao động. Theo đó các giấy tờ lao động gồm:

  • Bảng kê thông tin mẫu  D01-TS nếu có.
  • Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT mẫu D02-TS tại đơn vị.

Bước 2: Làm hồ sơ để chốt sổ

Các hồ sơ chốt sổ BHXH cần chuẩn bị bao gồm:

  • Bản sao CMND của người lao động. 
  • Bản photo CMND.
  • Sổ BHXH hoặc tờ bìa sổ và các tờ rời nếu có.
  • Quyết định nghỉ việc hoặc các giấy tờ liên quan đến việc phá sản của công ty cũ nếu có.
  • Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH mẫu TK1-TS, 01 bản/người.

Nghỉ việc công ty cũ không chốt sổ bảo hiểm xã hội phải làm sao?

Nếu người lao động đã nghỉ việc tại công ty theo đúng quy định của Luật lao động thì công ty sẽ có trách nhiệm chốt sổ BHXH và hoàn trả lại các giấy tờ mà công ty đã giữ của người lao động sau 7 đến 30 ngày.

Công ty cũ không chốt sổ bảo hiểm cho người lao động thì người lao động có thể gửi đơn kiến nghị lên công ty để yêu cầu công ty chốt và trả sổ BHXH của người lao động. Nếu công ty không tiến hành giải quyết thì người lao động có quyền yêu cầu công ty phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ các lý do.

Nếu đã gửi đơn kiến nghị lên công ty nhưng không nhận được phản hồi thì người lao động có thể tiến hành làm đơn khiếu nại và nộp lên thanh tra lao động hoặc phòng lao động thương binh và xã hội huyện nơi công ty có trụ sở để yêu cầu giải quyết và bảo vệ quyền lợi của mình.

hồ sơ chốt sổ bhxh

Tổng hợp hồ sơ chốt sổ BHXH theo quy định doanh nghiệp cần biết

Nơi nộp hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội

Hồ sơ chốt sổ BHXH nếu không đính kèm BHYT còn hạn thì có thể nộp qua mạng. Ngoài ra thì còn có thể nộp hồ sơ chốt sổ BHXH qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp tại các cơ quan BHXH mà công ty đặt trụ sở chính.

Chốt sổ bảo hiểm xã hội mất bao lâu?

Thường thì thời gian trung bình giải quyết hồ sơ chốt sổ BHXH sẽ là 10 ngày tính từ ngày tiếp nhận hồ sơ. 

Vừa rồi là những thông tin về thủ tục và hồ sơ chốt sổ BHXH mà doanh nghiệp cần nắm bắt. Cần biết rằng việc chuẩn bị hồ sơ, thủ tục chốt sổ BHXH khá mất thời gian và rắc rối, nhất là đối với các doanh nghiệp chưa có hoặc có bộ phận kế toán còn non trẻ. Do đó bạn có thể thuê dịch vụ kế toán tại Bepro.vn.

Công ty Be Pro là một trong những Công ty cung cấp dịch vụ Kế toán trọn gói uy tín tại Việt Nam, tự hào có một đội ngũ chuyên gia có trình độ chuyên môn cao, uy tín, chuyên nghiệp và có nhiều kinh nghiệm trong các lĩnh vực. Bạn có thể liên hệ Be Pro thông qua Hotline 028.9999.6888 để tìm hiểu chi tiết về dịch vụ.