Thuật ngữ văn bản hành chính đã không còn quá xa lạ, nhưng để hiểu rõ về chức năng, đặc điểm của loại văn bản này thì không phải ai cũng nắm được.
Văn bản hành chính là gì?
Đây là loại văn bản thường dùng để truyền đạt những nội dung và yêu cầu nào đó từ cấp trên xuống. Hoặc bày tỏ ý kiến của cá nhân, tập thể tới các cơ quan có quyền hạn để giải quyết.
Là loại văn bản mang tính thông tin quy phạm Nhà nước. Cụ thể hóa việc thi hành văn bản pháp quy, giải quyết những vụ cụ thể trong khâu quản lý.
Là những văn bản mang tính quy phạm hành chính nhà nước. Văn bản hành chính có nhiều vai trò khác nhau. Đó có thể là thông báo, truyền đạt thông tin từ tổ chức, cá nhân, cơ quan nhà nước này đến một hay nhiều tổ chức, cá nhân khác.
Có thể dùng để cụ thể hóa những văn bản pháp quy. Hoặc để giải quyết những công việc cụ thể trong quá trình quản lý, điều hành một tổ chức.
Hàng ngày, chúng ta tiếp xúc với rất nhiều văn bản như quyết định của cơ quan nhà nước. Chẳng hạn như quyết định nâng lương, quyết định xử lý luật lao động, thông báo cuộc họp, thư mời cuộc họp… Căn cứ vào nội dung và hình thức của các văn bản đó, ta có thể phân loại nó thành văn bản hành chính.
Đặc điểm
Nội dung
Đây là loại văn bản thường dùng để truyền đạt những nội dung và yêu cầu nào đó từ cấp trên xuống hoặc bày tỏ những ý kiến, nguyện vọng của cá nhân hay tập thể tới các cơ quan và người có quyền hạn để giải quyết.
Loại văn bản này cần có những nội dung sau:
- Quốc hiệu và tiêu ngữ
- Địa điểm và ngày tháng làm văn bản
- Họ tên, chức vụ của người nhận hay tên cơ quan nhận văn bản
- Họ tên, chức vụ của người gửi hay tên cơ quan, tập thể gửi văn bản
- Nội dung thông báo , đề nghị báo cáo
- Chữ ký và họ tên người gửi văn bản
Loại văn bản này thuộc hệ thống văn bản do Nhà nước Việt Nam ban hành. Văn bản này có tính thông tin quy phạm của Nhà nước và truyền tải một cách cụ thể hóa trách nhiệm thực hiện và thi hành. Việc ban hành văn bản nhằm thực hiện giải quyết các công việc có trong khâu quản lý.
Văn bản hành chính nhà nước có vai trò rất quan trọng hiện nay bởi nó. Cụ thể hóa được những văn bản mang tính quy phạm pháp luật. Đồng thời là văn bản hướng dẫn cụ thể các chủ trương, chính sách mà Nhà nước ban hành. Hỗ trợ đắc lực trong việc quản lý các công việc hành chính Nhà nước. Và hỗ trợ thông tin về pháp luật liên quan được áp dụng đúng với các đối tượng cụ thể.
Đặc điểm nói chung
Khi tìm hiểu về loại văn bản này, chúng ta sẽ thấy các đặc điểm nổi trội như:
+ Chủ thể ban hành là các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội với thẩm quyền và chức năng rất khác nhau trong hệ thống các cơ quan quản lý và các tổ chức xã hội.
+ Văn bản tác nghiệp hành chính chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số các loại văn bản cần thiết phải soạn thảo, ban hành của các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội.
+ Nội dung truyền đạt của văn bản hành chính chủ yếu là thông tin quản lý mang tính hai chiều. Một là theo chiều dọc từ trên xuống (các văn bản cấp trên chuyển xuống cấp dưới), và từ dưới lên (các văn bản từ cấp dưới chuyển lên cấp trên). Hai là theo chiều ngang gồm các văn bản trao đổi giữa các cơ quan ngang cấp, ngang quyền.
+ Ngôn ngữ và văn phong trong văn bản vừa mang tính khách quan, trực tiếp, rõ ràng. Đồng thời nó vừa mang tính ngắn gọn, chính xác, đầy đủ.
Chức năng
Với văn bản hành chính thì hiện nay, loại văn bản này được chia thành 2 loại đó là:
– Văn bản hành chính thông thường
– Văn bản hành chính cá biệt
Với loại cá biệt, thì đây là phương tiện thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành chính nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc quy định quy phạm của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể. Bao gồm: Quyết định cá biệt; Chỉ thị cá biệt; Nghị quyết cá biệt.
Với loại thông thường là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong cơ quan, tổ chức. Hệ thống loại văn bản này rất đa dạng và phức tạp có thể kể đến như:
+ Văn bản không có tên loại như Công văn đôn đốc, công văn trả lời, công văn mời họp, công văn giải thích, công văn yêu cầu, công văn kiến nghị, công văn chất vấn.
+ Văn bản có tên loại như: Thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương trình, kế hoạch, hợp đồng, giấy đi đường…
Phân loại
Được chia thành 2 loại chính sau:
– Văn bản hành chính cá biệt là phương tiện thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành chính nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc quy định quy phạm của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể. Bao gồm:
- Quyết định cá biệt;
- Chỉ thị cá biệt;
- Nghị quyết cá biệt.
– Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác. Hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong cơ quan, tổ chức. Hệ thống loại văn bản này rất đa dạng và phức tạp. Và có thể phân thành 2 loại chính:
+ Văn bản không có tên loại: Công văn là văn bản dùng để giao dịch về công việc giữa các cơ quan đoàn thể. Đối với loại văn bản này thì ở đầu văn bản không thể hiện tên loại văn bản. Đây cũng là cách để phân biệt công văn với loại văn bản hành chính khác.
+ Văn bản có tên gọi: Thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương trình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm,…) các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…). Những văn bản loại này thường thể hiện loại tên gọi cụ thể.
Kết luận
Như vậy, văn bản hành chính có vai trò chủ yếu cụ thể hóa văn bản quy phạm pháp luật. Và hướng dẫn cụ thể các chủ trương, chính sách của nhà nước. Đồng thời hỗ trợ cho quá trình quản lý hành chính nhà nước và thông tin pháp luật. Chúng ta cần phải phân biệt rõ ràng chúng với văn bản quy phạm pháp luật.
