Cách xuất hóa đơn điện tử theo đúng quy định là một nghiệp vụ cơ bản mà mọi kế toán đều phải biết. Nếu bạn vẫn thắc mắc về cách xuất hóa đơn điện tử sao cho đúng. Thì đừng bỏ qua bài viết này, công ty kế toán bePro.vn sẽ giải đáp ngay tới bạn.
Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử ngày càng trở thành thành phần thiết yếu của người kinh doanh. Khái niệm hóa đơn điện tử là gì được quy định rõ trong luật: Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân. Với mục đích bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, … Ký số, ký điện tử bằng phương tiện điện tử,… Bao gồm cả trường hợp được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Cách xuất hóa đơn điện tử theo đúng quy định Pháp luật
Các loại hóa đơn điện tử
– Hóa đơn giá trị gia tăng:
Loại hóa đơn áp dụng đối với người bán nhằm thực hiện khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Bao gồm cả hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển các dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
– Hóa đơn bán hàng:
Loại hóa đơn áp dụng đối với người bán nhằm thực hiện khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Bao gồm cả hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển các dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
– Các loại hóa đơn khác:
Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử. Hay các chứng từ điện tử có tên gọi khác. Nhưng đáp ứng đầy đủ nội dung yêu cầu với một hóa đơn điện tử.
Ngoài ra, theo Thông tư, quy định về hóa đơn điện tử thì hóa đơn này còn được phân thành 2 loại. Là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
Cách xuất hóa đơn điện tử theo đúng quy định Pháp luật
Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử Misa
Cho phép phát hành các hóa đơn điện tử đã được lập trên chương trình. Bao gồm: Hóa đơn bán hàng trong nước, Hóa đơn bán hàng đại lý bán đúng giá, Giảm giá hàng bán. Hoặc trả lại hàng mua, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ, phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý.
Kế toán có thể xuất hóa đơn điện tử theo 1 trong 2 cách:
Cách 1: Phát hành từng Hóa đơn điện tử
Cách 2: Phát hành hàng loạt Hóa đơn điện tử
Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử Viettel
Phần mềm hóa đơn điện tử Viettel – S-Invoice cũng được biết đến về độ phủ sóng rộng rãi khắp 64 tỉnh thành. S-Invoice cho phép phát hành nhiều hóa đơn cùng lúc, số lượng có thể lên tới hàng triệu hóa đơn/ngày.
Bước 1: Vào giao diện “Lập hóa đơn”
Sau khi đăng nhập vào S-invoice tại đường dẫn: business-sinvoice.viettel.vn/dang-nhap.html. Tại màn hình giao diện, bạn vào mục “Quản lý hóa đơn”, chọn “Lập hóa đơn”.
Bước 2: Thiết lập dữ liệu khách hàng mới và tìm kiếm khách hàng cũ
Đối với dữ liệu khách hàng mới (chưa có trong cơ sở dữ liệu (CSDL) trên tài khoản S-invoice).
Tại màn hình “Lập hóa đơn”, bạn cần nhập các thông tin:
- Điện thoại
- Tên người mua
- Mã số thuế (MST)
- Địa chỉ Email
- Tên đơn vị
- Địa chỉ
- Lưu ý cách xuất hóa đơn điện tử:
Khi nhập “Tên đơn vị”, hệ thống yêu cầu bạn nhập “Mã số thuế”. Trường hợp chỉ nhập “Tên người mua”, hệ thống không yêu cầu nhập MST.
Nếu không nhập cả 3 mục “Tên người mua”, “Tên đơn vị”, “Mã số thuế”. Hệ thống sẽ báo lỗi “Tên người mua hoặc tên đơn vị là trường bắt buộc phải nhập”.
1. Đối với khách lẻ:
Bạn phải nhập “Tên người mua”, “Địa chỉ”.
2. Đối với khách hàng doanh nghiệp:
Bạn phải nhập “Tên đơn vị”, “Địa chỉ”, “Mã số thuế”.
Sau khi nhập xong thông tin, bạn ấn vào nút “Thêm mới khách hàng”. Dữ liệu được khởi tạo thành công khi S-invoice thông báo “Thêm dữ liệu mới thành công”. Vậy là bạn đã tạo xong CSDL mới của khách hàng.
3. Đối với khách hàng đã tồn tại (đã có trong CSDL)
Hệ thống sẽ thông báo “Khách hàng đã tồn tại” khi nhập lại dữ liệu khách hàng cũ. Khi đó, bạn chỉ cần tìm kiếm thông tin ở mục “Tìm kiếm”. Ngoài ra, bạn cũng có thể tra cứu thông tin dựa trên SĐT, tên người mua, địa chỉ, email, MST,…
Bước 3: Cách lập hóa đơn điện tử Viettel – Thiết lập thông tin giao dịch
Phần “Thông tin người bán”: giữ nguyên.
Phần “Thông tin giao dịch”: các trường cần nhập dữ liệu.
Cách xuất hóa đơn chuẩn theo đúng quy định Pháp luật
Khi thực hiện theo hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử, bạn lưu ý:
– Các trường có dấu (*) là bắt buộc nhập.
– Đối với hóa đơn có giá trị thanh toán từ 20 triệu trở lên. Bạn cần chọn hình thức thanh toán là “Chuyển khoản” (theo Khoản 1, Điều 6, Thông tư 78/2014/TT-BTC).
– Sau khi nhập loại hóa đơn, các trường còn lại của mục “Thông tin hóa đơn” sẽ tự động hiển thị dữ liệu:
Loại hóa đơn.
Mã hóa đơn.
Ký tự hóa đơn.
Ngày lập.
Lưu ý:
– Nếu không chọn “Ngày lập”:
Thời gian lập hóa đơn sẽ lấy thời gian mặc định là thời gian hiện tại của hệ thống.
– Nếu chọn “Ngày lập”:
Bạn phải đảm bảo ngày lập là trước ngày hoặc trùng thời gian đang hiển thị ở bên cạnh.
Kết luận:
Vừa rồi là những chia sẻ của bePro.vn về cách xuất hóa đơn theo đúng quy định Pháp luật. Ngoài ra bạn có thắc mắc về các dịch vụ kế toán liên quan. Hãy liên hệ đến dịch vụ kế toán thuế trọn gói bePro.vn để được tư vấn tận tình, miễn phí nhé.
