Đóng dấu giáp lai là một trong những hình thức đóng dấu phổ biến trong các văn bản. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách đóng dấu sao cho chuẩn. Hãy cùng công ty kế toán bePro.vn tìm hiểu nhé!
Khái niệm
Dấu giáp lai là con dấu dùng để đóng lề trái hoặc phải của tài liệu bằng 2 tờ trở lên. Để tất cả các tờ có thông tin về con dấu có thể đảm bảo tính xác thực của từng tờ văn bản. Và ngăn chặn thay đổi nội dung, tài liệu sai lệch.
Việc đóng dấu GL trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản. Trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
Đóng dấu giáp lai chuẩn theo quy định pháp luật 2022
Mục đích của đóng dấu là gì
– Tránh việc thay đổi tài liệu được trình hoặc nộp đơn khi có yêu cầu giao kết hợp đồng. Hay làm hồ sơ để nộp lên các cơ quan Nhà nước.
– Đóng dấu GL còn đảm bảo tính khách quan của tài liệu để tránh văn bản bị thay thế. Hoặc người nào đó cố tình làm sai lệnh thông tin kết quả mà các công ty/DN đăng ký trước đó.
Nhìn chung thì việc đóng dấu GL đảm bảo sự khách quan và chuẩn xác cho các văn bản. Vì vậy, các nội dung trong văn bản và giấy tờ cũng hạn chế tối đa tình trạng bị thay đổi.
Hướng dẫn đóng dấu đúng quy định
Theo điểm đ khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì giáp lai phải được đóng theo các quy định sau:
– Giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy.
– Mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
– Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
Đóng dấu giáp lai chuẩn theo quy định pháp luật 2022
Quy định của pháp luật hiện hành 2022
Căn cứ quy định tại Điều 32 và Điều 33 – Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về quản lý. Sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư, cụ thể:
Điều 32. Quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan quản lý. Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức theo quy định.
2. Văn thư cơ quan có trách nhiệm:
a) Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức tại trụ sở cơ quan, tổ chức.
b) Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức cho người khác. Khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được lập biên bản.
c) Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản.
d) Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền. Và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện.
3. Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật.
Điều 33. Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật
1. Sử dụng con dấu
a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
c) Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục. Dấu được đóng lên trang dầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
d) Việc đóng dấu treo, dấu GL, đóng dấu nối trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
đ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản. Trùm lên một phần các tờ giấy. Mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
2. Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật
Thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức được sử dụng để ký số các văn bản điện tử do Cơ quan. Tổ chức ban hành và bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.
Hướng dẫn đóng dấu theo quy định pháp luật 2022
Các văn bản cần sử dụng dấu giáp lai
– Sổ chứng thực
+ Dùng để theo dõi, quản lý các việc đã chứng thực tại cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực.
+ Sổ chứng thực được viết liên tiếp theo thứ tự từng trang không được bỏ trống. Phải đóng dấu GL từ trang đầu đến trang cuối sổ và thực hiện theo từng năm.
– Bản sao
+ Đối với bản sao có từ 02 trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối. Nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu GL.
+ Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao. Được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.
– Văn bản dịch từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài và từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt.
– Người phiên dịch ký vào từng trang của bản dịch trước khi công chứng viên ghi lời chứng. Và ký vào từng trang của bản dịch.
– Bản dịch được đính kèm với bản sao của bản chính và được đóng dấu GL.
Kết luận:
Vừa rồi là chia sẻ của bePro.vn về cách đóng dấu giáp lai chuẩn theo quy định pháp luật 2022. Ngoài ra bạn có thắc mắc về các dịch vụ kế toán liên quan. Hãy liên hệ đến dịch vụ kế toán thuế trọn gói bePro.vn để được tư vấn tận tình, miễn phí nhé.
